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MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS SOBRE CONTROL
Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
ADMINISTRATIVOS

UNIVERSIDAD PONTIFICIA BOLIVARIANA
DEPARTAMENTO ADMINISTRACION DE
DOCUMENTOS
2006

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INTRODUCCION

El Departamento de Administración de Documentos, consciente de la
necesidad de instruir sobre los procedimientos para organizar y archivar la
documentación que reciben y generan lasdiferentes unidades académicas y
administrativas, coloca al alcance de las secretarias y encargados de archivo,
“EL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SOBRE CONTROL Y
ORGANIZACIÒN DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS“ su objetivo es
capacitarlos al respecto, unificando criterios y lineamientos de aplicación
general que permitan mejorar el desempeño de las tareas documentales en
cada una de las Dependencias.Dentro del nuevo sistema de organización para los archivos, fue necesario
unificar criterios para todas las dependencias referentes a la: clasificación,
ordenación y conservación de la documentación. Para ello se definieron
políticas para:
•
•
•
•
•

Conformación de los grupos de documentos.
Selección documental
Organización física del archivo
Traslado documental
Planilla de remisiónde los documentos.

Estas políticas son descritas durante el desarrollo del manual, el cual se
encuentra dividido en capítulos, de acuerdo a los procesos a seguir para
lograr el objetivo propuesto.
De su cumplimiento y continuidad, depende el éxito en la organización y
recuperación de la información; la cual debe convertirse en un compromiso
de la secretaria para con su labor.

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Conel fin de unificar criterios y agilizar la gestión documental referente a
traslados, capacitación, rotación de personal, desempapelamiento de oficinas,
organización y conservación de la documentación el Archivo General de la
Universidad Pontificia Bolivariana, que será coordinado por el Departamento
de Administración de Documentos, plantea el siguiente esquema de trabajo,
el cual pretendeque una vez concluido el programa:

• Cada Dependencia realizará el traslado anualmente.
• Sólo se conservará en las oficinas la documentación del año en curso; el
resto reposará en el Archivo General.
• No se presentarán traumatismos por el cambio de puesto de trabajo entre
las secretarias, ya que el sistema se implantará en toda la Universidad.
• El Archivo General contará con los recursosnecesarios para la
organización, conservación y recuperación de la documentación, en
cualquier momento; a través de bases de datos y personal especializado en
administración documental
Para lograr esto se manejarán tres tipos de archivo:
ACTIVO:
El que conserva cada dependencia por el transcurso del año.
SEMIACTIVO:
El que conserva el Archivo General y de acuerdo a unas tablas o
políticasde retención podrá irse depurando nuevamente.
INACTIVO O HISTORICO:
Está constituido por aquellos documentos de carácter permanente, dada
su relevancia. De igual manera se conservará en el Archivo General de
la Universidad.

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1.

CONFORMACION DE LOS GRUPOS
DE DOCUMENTOS
El primer paso en cada una de las
Dependencias para la organización del
archivo, es dividir la documentación entres
grandes grupos, y éstos a su vez, en
subgrupos.
Se abrirá una carpeta por
organizando los documentos
ascendente de acuerdo a la
numeración si es que la
resoluciones rectorales).

cada año,
en orden
fecha o la
posee (ej:

Los grupos y subgrupos quedan conformados así:

Grupo 1:

CORRESPONDENCIA:
Actos decisorios del Consejo Directivo
Correspondencia interna despachadaCorrespondencia interna recibida
Correspondencia externa recibida
Correspondencia externa despachada
Invitaciones a eventos - tarjetas recibidas
Razoneros recibidos
Razoneros despachados
Resoluciones rectorales

Para organizar la correspondencia de debe tener en cuenta:
Cada comunicado debe ir unida a su respuesta.
La correspondencia tanto emitida como recibida, que forma parte de
un...