recepcion de documentos

Asi como la recepcion de documentos es importante para la circulacion de documentos empresariales, el despacho de documentos es primordial y es ademas la parte complementaria deeste proceso de comunicacion.

Es trascendental saber despachar los documentos, ya que si se comete un error, por pequeño que sea, puede resultar enviando documentosimportantes a lugares no deseados y retardando el proceso de comunicacion a nivel interno o externo de la empresa.

Podemos definir la recepción y despacho de documentos a un procesocontinuo que se desarrolla constantemente en una empresa y que es de vital importancia para el manejo de archivos a nivel interno y externo en cualquier institución, por pequeñaque sea ésta, se debe tener un conocimiento básico de correspondencia para poder diligenciar y administrar la cantidad de información que circula por allá.

Este departamento esuno de los más importantes, si lo vemos en el aspecto que tiene la responsabilidad de distribuir la información que recibe del exterior de manera ordenada, correcta y a tiempo acada una de las dependencias de la empresa o institución a que valla dirigida.

Hay detalles que se deben tener en cuenta a la hora de recibir los documentos, por ejemplosedebe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a lostrámites correspondientes.

Hoy en día las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales como: mensajería, correo tradicional, fax, correoelectrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos.