pasos de recepción de documentos

La unidad de correspondencia gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones, de tal manera, que éstos procedimientoscontribuyan al desarrollo del programa de gestión documental, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.

El procedimiento de gestión decorrespondencia es de aplicación por parte de todos los servidores de la Fiscalía General de la Nación. Es responsabilidad de Sección de Gestión Documental la actualización y generación de directrices ylineamientos relacionados con el tema.

Las actividades que se desarrollan para el cumplimiento de esta función son: Recepción de documentos, Radicación de los mismos, Registro de documentos, Distribución dedocumentos internos y externos, Trámite y respuesta, Organización de los documentos, Clasificación documental, Ordenación documental, Conservación y
Consulta de documentos.
Concluyendo el conceptode gestión de correspondencia se puede decir que es el conjunto orgánico de documentos con cualquier fecha, formato o soporte material, producidos o recibidos en desarrollo de las funcionesadministrativas, misionales y judiciales que le son propias, organizados y conservados para la gestión administrativa, así como para la investigación y la historia.
DEFINICIONES
CORRESPONDENCIA: Es lacomunicación escrita entre dos o más personas o instituciones. Para el ámbito de este procedimiento correspondencia será la comunicación escrita que reciban o envíen los servidores y funcionarios de lasdiferentes dependencias de la Fiscalía General de la Nación, en cumplimiento de las funciones que se les han asignado y utilizando alguno de los siguientes medios: papel, fax, medios magnéticos o digitalesy correo electrónico. Se exceptúan de los tratamientos de correspondencia, los actos administrativos de carácter general, diferentes de oficios, memorandos y circulares. La correspondencia se...