Recepción Y Reservas

EL DEPARTAMENTO DE RECEPCION

Se le conoce también con el nombre de mostrador de recepción. El personal de servicio que trabaja en ésta área tiene como misión principal la de recibir al cliente, darle la bienvenida de manera amable y educada, formalizar los tramites de registro, prestarle ayuda con cualquier información que solicite y mantener informados a todos los departamentos sobre laocupación real del establecimiento.

Por encima de todo, la recepción es un punto de venta: vende alojamiento. Para poder vender las habitaciones del hotel, todo el personal de recepción tiene que conocer lo siguiente:


✓ Todas las instalaciones y servicios del hotel.
✓ La localización y tipos de habitaciones.
✓ Las tarifas de habitaciones y el reglamento interior de trabajo.✓ El reglamento de hospedaje vigente.
✓ A los ejecutivos del hotel y sus puestos.
✓ Los lugares turísticos.
✓ Los hoteles de la misma cadena. (en caso de ser una cadena)
✓ Los llenados de formatos y los procedimientos de trabajo.
✓ Las políticas del hotel

Entre el personal que labora en ésta área tenemos al jefe de turno, al recepcionista y ayudante derecepción de quienes describiremos sus principales funciones.

JEFE DE TURNO
✓ Es un cargo de control y dirección por lo que en ausencia de los gerentes es la persona responsable del establecimiento hotelero.
✓ Coordina con el personal del hotel cualquier imprevisto como extensiones de estadía, retrasos de grupos, horarios de recojas de tripulaciones aéreas.
✓ Ante cualquier emergencia es lapersona autorizada a tomar decisiones
✓ Hace turnos rotativos
✓ Atiende quejas de huéspedes personalmente, busca sus soluciones y le hace seguimiento Autoriza descuentos, rebajas y da V°B° a salidas de dinero y consumos por cuenta del hotel.
✓ En turnos nocturnos, trabaja de la mano con el supervisor de seguridad y auditor nocturno.
✓ Hace rondas diarias por todos los ambientes del hotel paraver que todo marche en orden

RECEPCIONISTAS
- Registrar huéspedes a la entrada.
- Asignar cuartos.
- Registrar huéspedes sin equipaje.
- Autorizar cambios de cuartos.
- Manejar correspondencia de huéspedes y controla sus faxs.
- Controlar llaves de cuartos y Controla la llave maestra.
- Dar salida a cuartos.
- Verificar reportes de ama de llaves.
- Atender problemas dehuéspedes.
- Solicitar trabajos a mantenimiento y ama de llaves.
- Autorizar envíos de camas extras.
- Registrar grupos a su llegada.
- Cuando el departamento de reservaciones esta cerrado: recibir solicitudes, cambios y anulaciones de reservaciones.
- Promocionar los servicios del hotel.
- Solicitar servicios médicos cuando el cliente lo requiera.
- Comentar a su jefe las opiniones de loshuéspedes del hotel.
- Supervisar el trabajo de su asistente.
- Mantener limpia la recepción.
Durante el turno nocturno.
- Elaborar informes.
- Enviar avisos a huéspedes.
- Controlar los depósitos o pre-pagos.
- Revisar las reservaciones del día.
- Investigar las discrepancias entre recepción y ama de llaves.
- En algunos hoteles controlar a los botones.

ASISTENTE DELRECEPCIONISTA: Sus obligaciones principales son:

- Elaborar tirillas de información. (en hoteles que no usen sistemas hoteleros)
- Contestar teléfonos.
- Controlar llaves de cuartos. (en algunos hoteles aun se usan llaves para abrir las puertas de las habitaciones, en los hoteles modernos se usa actualmente tarjetas con códigos de barra secreto y computarizado).
- Dar información a huéspedes.
-Hacer el pre-registro de grupos.
- Realizar inventarios de llaves.
- Cuidar que no falten folletos y tarifas del hotel en recepción.
- Entregar recados telefónicos a huéspedes y enviar y recibir mensajes por Internet.
- Archivar papelería y limpiar los racks.
- Atender quejas de huéspedes cuando el recepcionista esta ocupado.


CAJERO DE RECEPCION


- Arquea su caja al...