recopilación de datos

RECOPILACION DE DATOS.
Iniciamos la fase de la recopilación de datos, la cual se dirigirá a hechos que permitan conocer y analizar lo que realmente se realiza en la organización, pues de no ser así, se tendría una impresión de lo que no es, realizando interpretaciones erróneas y deformadas de la realidad, entre los aspectos que debemos de considerar son:
Para que los datos que se aportenvayan dentro de la realidad los datos deben de ser específicos, completos, correctos, pertinentes, congruentes y susceptibles.
Siempre teniendo en cuenta el objeto de estudio, continuamente realizar una revisión y evaluación.
Actitud del equipo responsable de la recopilación, la persona encargada del estudio debe de llevar a cabo la investigación sin prejuicios ni opiniones preconcebidas, adoptaranuna conducta amable y discreta a fin de facilitar la tarea y la participación, es muy importante que el equipo no externe comentarios ni realice promesas que no pueda cumplir.
Dentro de las técnicas de recopilación de datos la elección de técnicas e instrumentos para realizar dicha actividad, debe ir de la mano con las características del estudio que se pretende realizar.
Para recabar lainformación puede utilizarse la investigación documental, observación directa, consulta a sistemas de información, entrevista, el cuestionario y cédulas.
Al hablar de investigación documental, se debe seleccionar y analizar los escritos que contienen datos de interés realizados con el estudio, para lo cual hay que revisar estudios previos, información técnica, normas nacionales e internacionales,bases jurídicas administrativas, diarios oficiales, actas de reuniones, circulares, oficios y todo documento que aporte información relevante a la investigación.
Cuando hablamos de la observación directa, nos permite conocer la manera en que operan las unidades administrativas y además la cultura organizacional predominante en las áreas físicas donde se desarrolla el trabajo.
Consulta a sistemas deinformación, es la que nos permite recabar información interna y de sistemas externas a la organización enlazados por medio de redes o satélites para ampliar los contenidos de estudio.
Para que la entrevista se realice en forma positiva, es conveniente tomar en cuenta ciertos aspectos como: tener claro el objetivo, para la cual es recomendable preparar una guía de entrevista con los principalespuntos que se desea captar, para que al término de ésta pueda verificarse si se ha tenido la información necesaria, además se deberá establecer anticipadamente la distribución de trabajo, para lo cual es conveniente asignar responsabilidades y determinar áreas a investigar , se debe concretar de manera previa la cita con el objetivo de que el entrevistado se prepare para proporcionar lainformación, además se debe clasificar la información que se obtenga.
Cuestionario, se utiliza para obtener la información deseada, permite ahorra recursos y tiempo, se debe precisar el motivo de toda y cada una de sus preguntas, procurando que estas sean claras y concisas, con un orden lógico, redacción comprensible y facilidad de respuesta, evitando recargarlo con demasiadas preguntas.
Cédulas, son unrecurso valioso para recopilar y ordenar datos pues están conformados por formularios cuyo diseño incorporan casillas bloques y columnas que facilitan la agrupación y división de su contenido para su revisión y análisis.
La integración de información.
Cuando se cuenta con la información de las áreas que participan en el estudio se debe ordenar y sistematizar los datos para preparar su análisis,mediante el resguardo en equipos de cómputo para salvaguardar y además nos permitirá facilitar su manejo, se debe clasificar tomando en cuenta sus antecedentes y su situación actual en la cual observaremos sus objetivos, estructura orgánica, recursos, presupuestos asignados a la estructura orgánica, normas y políticas administrativas, funciones, procedimientos, procesos, instrumentos jurídico...