Redacción de documentos formales

CUALIDADES DE LA REDACCIÓN
Redactar, según el diccionario, es contar por escrito sucesos o hechos, acordados o realizados con anterioridad. Es poner en forma escrita el pensamiento, y por ello, actividad humana de lo más frecuente en toda la sociedad civilizada. Su propósito es combinar palabras, frases, oraciones, cláusulas, párrafos y textos, para vestir las ideas ya elaboradas, de manera quese produzca un todo correcto, grato y armonioso, capaz de ser debidamente comprendido. Redacción como medio de comunicación. Para redactar utilizamos el lenguaje y este cumple esencialmente dos funciones en el hombre: sirve para que se exprese a sí mismo y para que se comunique con los demás; por tanto, tiene una misión de carácter individual y otra social.
A continuación se describirán losdocumentos ejecutivos y técnicos, así como las características más importantes que deben tener los mismos:
La carta.- Dentro de lo tradicional y con apego a los principios clásicos, una carta no es más que un escrito destinado a cumplir con una finalidad concreta, generalmente formularia o de trámite. De igual forma la carta se define como “una conversación a distancia armónica, meditada y enreposo.
Características:
Borra distancias permitiendo la comunicación con lugares alejados tiende una especie de puente entre las personas que a veces ni siquiera se
conocen.
A través de ella se crean o impulsan, se mejoran o se restauran las operaciones comerciales, las relaciones administrativas y las actividades profesionales. Lo escrito tiene de ordinario más valor comercial que lo expresadooralmente, por constituir un registro visible o prueba concreta que se puede consultar en cualquier momento.
Cuando se escribe se dispone del tiempo necesario para pensar, planear y organizar ideas; consultar diccionarios y fuentes; corregir, resumir y concretar los diferentes puntos de vista.
La carta comercial es para una empresa o agencia, un representante o una embajadora con el propósito decrear buena impresión.

Ejemplo de carta:

Huejutla, Hgo. A 22 de diciembre de 2010
A quien corresponda:
Con agrado y complacencia me he enterado de que ustedes tienen necesidad de una secretaria ejecutiva; por ello me dirijo a ustedes para pedirles la oportunidad de una entrevista personal con el fin de ofrecerles mis servicios para el puesto que requieren, ya que me hallo perfectamentecapacitada para ello.
Esperando una respuesta favorable a esta mi solicitud, quedo de ustedes agradecida.

Atentamente
María Luisa Rodríguez Espínola

Circular.-Conforme a la Real Academia, la palabra circular tiene dos acepciones:
1) Orden que una autoridad superior dirige a sus subalternos en escala jerárquica, 2) Cada una de las cartas o avisos iguales y uniformes dirigidos adiversas personas para ponerlas en conocimiento de alguna situación.
Características:
La circular tiene como margen izquierdo 4 cm, margen derecho 3 cm, margen superior 4 cm y margen inferior 3 cm y debe mecanografiarse dejando un renglón sencillo entre líneas y dos renglones entre párrafos. La circular se clasifica en: circular externa y circular interna
La circular interna (o general) es utilizadapara dar a conocer internamente las actividades de la entidad, así como las normas generales, cambios políticos, disposiciones, órdenes y asuntos de interés común.
La circular externa (o carta circular), es la comunicación utilizada por una empresa para dar a conocer a sus clientes, proveedores o distribuidores, productos o servicios u otras.
Ejemplo de circular:
León, Gto., 2 de julio de 2010C. LIC. GERENTES DE ZONA
PRESENTES
Con fecha 10 de septiembre del año actual, toda la línea de acumuladores cambiará de diseño e infraestructura interna, conforme las especificaciones que se indican en los catálogos anexos a la presente Circular, incrementándose precios de venta aproximadamente en un 21.5%.
Lo anterior se hace del conocimiento de ustedes para que a la brevedad, distribuyan...