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Ciclo de vida de un documento comercial

Sus etapas son:
Creación: se refiere al documento mecanografiado, a la preparación de un borrador a mano, al dictarlo a una persona oequipo o al llenar un formulario.
Recibo: consiste en hacerlo llegar a las personas que necesitan la información, la misma puede ser interna o externa.
Archivo: se refiere a las copias en papelque algunas empresas prefieren conservar
Protección: cuando se decide conservar un documento se debe tomar las medidas necesarias para guárdalos y protegerlos durante el tiempo de su vidaútil...
Cualquier documento que se retenga debe ser guardado adecuadamente para poder localizarlo con rapidez cuando se necesite, al tiempo que este siempre debidamente protegido.
Utilización: Losdocumento se guardan por un motivo principal para ser consultados. Solo aquellos documentos que se van a necesitar para referencia futura, justifican el tiempo empleado para guardarlos.Transferencia: A medida que los documentos no se utilizan con todas frecuencias, es decir, cuando se consulta ocasionalmente, debe ser sacados de los archivos.
Además de ocupar espacio en oficina yequipo, esto documento y correspondencia interfieren en el empleo eficiente de los archivos de gestión. Por razón los documentos de poco empleo se deben extraer periódicamente y se deben colocar enarchivos inactivos.
Eliminación: La última etapa en el ciclo de manejo de los documentos es su eliminación. Es regla que todos los documentos que dejan de ser útiles deben ser destruidos, deacuerdo, de acuerdo con la administración de cada empresa según el giro al que pertenecen y regidos





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