Redacción formal

REDACCIÓN INSTITUCIONAL

EL OFICIO

El OFICIO es la comunicación escrita, de carácter oficial, que se cruza entre instituciones públicas, sociales o culturales.
Tal como lo dice su propia nomenclatura, el Oficio (del latín Oficium: función, cargo, magistratura), se trata de una correspondencia que debe guardar la formalidad necesaria de carácter “oficial”; aunque no siempre se cruce entreentidades públicas.
¿En qué casos se utiliza el Oficio? En múltiples ocasiones; no sólo para formular solicitudes, sino también con el propósito de impartir órdenes, plantear pedidos, comunicar algo, remitir documentos, etc. También se emplea para proyectarse en el ámbito social, cultural, deportivo, profesional, artístico, sindical, eclesial, etc.
El Oficio se dirige de institución a institución,o de institución a persona; nunca, de persona a persona, o de persona (natural) a institución.
Su conformación o estructura es la siguiente:
1) Membrete (ya viene impreso). Comprende el nombre legal que identifica a la institución, su domicilio o dirección, publicidad o lemas, logotipo o símbolo que identifica a la institución.
(2) Año calendario.
3) Encabezamiento. Comprende las siguientespartes:
a) Lugar y fecha, va en la parte superior derecha;
b) Indicativo, se consigna en la parte superior izquierda, está formado por la palabra Oficio seguido del número de orden del oficio y la clave (combinación de números y letras que identifican el nombre de la institución y la oficina de donde procede el documento): Oficio No. 078-2009 FCS/UPeU
(4) Destinatario. Está formado porcuatro partes: Tratamiento, Nombre de la persona a quien
se dirige el oficio, cargo de la autoridad, lugar donde se encuentra el destinatario;
Doctor
José Luis Valderrama Díaz
Ministro de Salud
Lima.-
4) Asunto. Se consigna a dos espacios del Destinatario. Comprende la palabra ASUNTO,
seguida del contenido exacto u objeto del oficio, de maneraque no se necesite leer todo el documento para saber de lo que se trata:
ASUNTO: Curso de entrenamiento para empleados del Ministerio.
Todos los documentos que se deriven de otro, o sea las copias, deberán llevar redactado el ASUNTO textualmente como el documento de origen, a fin de facilitar la referencia, legajo y archivo correspondiente;
5) Referencia. Va a doble espacio verticaldebajo de ASUNTO. Sólo se utiliza esta parte
cuando el Oficio tiene que relacionarse necesariamente con otros documentos. Comprende la palabra Referencia, seguida de dos puntos y luego la letra indicativa, la identificación y fecha.
REFERENCIA: Su Oficio No. 056 MT/DGA del 16 de febrero
(6) Anexos. Va a doble espacio debajo de la Referencia (o Asunto). Se utiliza cuando alOficio se le adjunta otro u otros datos que por naturaleza del asunto es necesario hacerlo.
REFERENCIA: Mi Oficio No. 098-2009 DF/OGM del 11 de febrero
ANEXO: 1. Relación de Personal
2. Cuadro Analítico
3. Presupuesto
7) Cuerpo del oficio. Constituye la parte sustancial de este documento,pues en él se expone
la materia o motivo que lo origina. Generalmente empieza con las expresiones “Nos es grato...”, “Tenemos el agrado...”, “Me es honroso...”; luego viene la exposición en forma directa pero cortés, finalizando con los términos “Atentamente,”, “Cordialmente”, “Sinceramente,” u otros relacionados con la institución: “¡Siempre listos!”, “Su hermano en Cristo”, etc.
8) Término.Comprende la firma, post-firma, rúbrica, cargo del remitente y sello redondo.
9) Distribución. Se consigna, en orden jerárquico, los nombres y cargos de los funcionarios que van a recibir copia del documento.
DISTRIBUCIÓN:
Doctor José Pérez Del Solar, Gerente de Créditos
Doctora María Tellería Gonzales, Jefa de Cobranzas
(10)Iniciales. Esta parte permite la identificación del...