REGLAMENTO DE CAJA MENOR

REGLAMENTO DE CAJA MENOR
OBJETO. 
El presente reglamento tiene por objeto impartir las instrucciones necesarias para el manejo del fondo fijo de caja menor de la empresa, se regirá por las cláusulas en él estipuladas y su cumplimiento será obligatorio para todo aquel que la empresa designe encargado de su manejo.

PRIMERO. CREACION Y MONTO. La creación del fondo fijo de caja menor se harámediante Transferencia a nombre del responsable de dicho fondo, con el debido comprobante de egreso y mediante entrega del reglamento del mismo. El monto de la caja menor será fijo hasta tanto no se apruebe nada en contrario, su valor ascenderá a la suma de QUINIENTOS MIL PESOS M/CTE ($500.000). Su aprobación se hará en reunión de Junta Directiva y como prueba de ello se hará constar en el acta quese eleve de dicha reunión y que será firmada para su validez. Cualquier modificación del monto estipulado se hará en reunión de Junta Directiva y su modificación deberá hacerse constar en el acta respectiva, copia de la parte pertinente será enviada al responsable de su manejo para su inmediato cumplimiento.

SEGUNDO. RECIBOS DE CAJA MENOR. Los documentos soporte del fondo fijo de caja menorrelacionados con los gastos incurridos serán las facturas, recibos y anexar Rut (Registro Único Tributario). Los soportes deben ir debidamente firmados por el respectivo beneficiario del pago y tendrán el membrete de la empresa en donde se relacione el nombre y el Nit de la misma.

*La exigencia del RUT es un requisito para que todos los costos y gastos gravados con IVA efectuados con personasnaturales del régimen simplificado puedan ser deducibles sin importar si los mismos se hayan pagado con caja menor. La DIAN pedirá a muchos el detalle de los costos o gastos cuando los mismos hayan superado los cien mil pesos m/l ($100.000.)
* Las empresas que deban presentar esa Información Exógena y que no quieran tener problemas con el desconocimiento de sus costos y gastos pequeños en susDeclaraciones de Renta, deben verificar la exigencia de la entrega del RUT aún sobre sus compras con caja menor.

TERCERO. AUTORIZACION DE GASTOS. Toda erogación o gasto de caja menor deberá corresponder a gastos como:

Transporte urbano. (Taxis, Busetas y Bus)
Formularios tributarios.
Autenticaciones.
Fotocopias.
Suministros de oficina
Elementos de aseo y Cafetería.
Refrigerios.
Gastos encombustible
Correos
Repuestos e insumos para equipos de cómputo.

CUARTO. PAGOS AUTORIZADOS POR CAJA MENOR. Se autorizan los pagos debidamente soportados contablemente con facturas, cuentas de cobro, tiquetes de registradora y en fin cualquier documento que represente legalmente la erogación o gasto, siempre que dicho pago no exceda de ($150.000) CIENTO CINCUENTA MIL PESOS M/CTE.

QUINTO.REINTEGRO ORDINARIO DE GASTOS. El fondo fijo de caja menor será reembolsable una vez agotados sus fondos hasta en un la suma de CIENTO MIL PESOS MCTE ($100.000), caso en el cual se debe solicitar su reembolso, una vez llegado al tope previsto de gastos soportados por los recibos correspondientes.

SEXTO. REINTEGRO EXTRAORDINARIO. Todos los meses y para efectos de cumplir el principio contable deprudencia y que los gastos queden debidamente registrados en el mes en que se originaron, se hará necesario hacer un reintegro contable de los mismos, para el efecto la persona encargada del manejo del fondo fijo de caja menor, presentará al Contador, una relación similar a la requerida para el reintegro del Fondo, a fin de ordenar allí por código los gastos efectuados y que no han sidoreembolsados hasta la fecha. Quedando claro que este reintegro no origina reembolso de caja menor si el monto allí discriminado no es significativo ni se aproxima al monto de gastos fijado de CIENTO MIL PESOS MCTE ($100.000).

SEPTIMO. FORMA DE REINTEGRO. Para el efecto de solicitud de reembolso del fondo fijo de caja menor, se deberá realizar un soporte contable que se anexará al respectivo comprobante...