Reglas De Clasificaci N


Reglas de clasificación

1. El nombre completo de una persona consta de nombre(s) y apellidos paterno y materno. Al archivar un documento relacionado con un cliente, se toma en cuenta losiguiente:


a) Primero se anota el apellido paterno, luego el materno y por último el nombre(s), antecedido de una coma.
b) Si existen dos o más personas que tengan el mismo apellido paterno, se archivan en laletra que corresponde al paterno, pero se alfabetiza por el materno.
c) Cuando dos o más personas tienen los mismos apellidos (paterno y materno), se archiva en la letra que corresponda al apellidopaterno, pero se alfabetiza de acuerdo con el nombre.
d) Si la persona tiene un titulo o grado (académico, eclesiástico, militar) se escribe la abreviatura de este después del nombre y entreparéntesis.

2. En algunas empresas, prefieren archivar los documentos de las mujeres casadas o viudas de acuerdo con sus apellidos de soltera, realizan una referencia cruzada de acuerdo con el nombre de solteray casada. Si es necesario considerar el estado civil de casada, los documentos se pueden archivar de dos formas, cada compañía elige la que mejor se adapte a sus necesidades.

a) Apellido del esposo,nombre de la persona, apellido paterno y la preposición de entre paréntesis o la abreviatura Vda. de, sin olvidar que si tiene un titulo siempre ira después del nombre y a este le antecederá unacoma.
b) Apellido paterno, apellido de casada unido a la preposición de o Vda. de y el nombre antecedido de la coma.




3. Los apellidos con preposiciones, artículos o prefijos (de, del, la, de la, delos, entre otros) se archivan de acuerdo con el lugar donde aparezcan.

a) Cuando forman parte del primer apellido, se escriben después del nombre.
b) Si los artículos se encuentran en el segundoapellido, no se separan de éste.


4. Los nombres de empresas o instituciones que no contengan apellidos dentro de su denominación, se archivan como aparecen escritos; si tienen una preposición, no se...