Relaciones comerciales

PLANEACIÓN DEL
DOCUMENTO

Introducción
Al
Al iniciar
iniciar la
la
planeación
planeación se
se debe
debe
tomar
tomar en
en cuenta
cuenta si
si
la
la elaboración
elaboración del
del
documento
documento es
es
necesaria
necesaria oo
adecuada
adecuada

La
La comunicación
comunicación
escrita
escrita tiene
tiene una
una
trascendencia
trascendencia
diferentediferente aa la
la
palabra
palabra hablada
hablada

por
por lo
lo tanto,
tanto, puede
puede
tener
tener una
una
interpretación
interpretación
diferente
diferente aa la
la
intención
intención original
original de
de
quien
quien lo
lo elaboró
elaboró

un
un documento
documento
escrito
escrito implica
implica
mayor
mayor
responsabilidad
responsabilidad yy
cuidadocuidado

Un
Un documento
documento
puede
puede llegar
llegar aa
manos
manos distintas
distintas de
de
su
su destinatario
destinatario
original
original

La planeación de un documento
técnico es un proceso indispensable

Escribir un documento sin la
planeación adecuada puede resultar
más lento e ineficiente que hacerlo
con una metodología rigurosa

Planear un documento tepermite:
Reflexionar
Reflexionar acerca
acerca
de
de la
la
conveniencia
conveniencia de
de
comunicar
comunicar la
la
información
información

Conformar,
Conformar, si
si es
es
necesario,
necesario, un
un
equipo
equipo de
de
documentación
documentación

Decidir
Decidir la
la
presentación
presentación
correcta
correcta del
del
documento
documento

EscribirEscribir desde
desde la
la
perspectiva
perspectiva de
de un
un
lector
lector bien
bien
definido
definido

Recabar
Recabar la
la
información
información
necesaria
necesaria para
para
elaborar
elaborar el
el
documento
documento

Elegir
Elegir el
el software
software
para
para desarrollar
desarrollar el
el
documento
documento

Seleccionar
Seleccionar el
el
tono,tono, lenguaje
lenguaje yy
estilo
estilo adecuados
adecuados
al
al lector
lector

Definir
Definir el
el medio
medio
apropiado
apropiado para
para
hacer
hacer llegar
llegar la
la
información
información al
al
lector
lector

Las etapas que se sugieren para la
creación de documentos técnicos son:
Análisis
Diseño
Desarrollo
Evaluación
Implementació
n

Análisis:En la etapa de
análisis se
tendrán en
cuenta los
objetivos a
alcanzar a través
del
documento
técnico

Análisis

Durante
el análisis
se deben
realizar
las
siguiente
s
actividad
es:

1.Definir con precisión los objetivos de
la documentación y las necesidades a
satisfacer
2. Identificar el perfil de los lectores
3. Seleccionar el medio de entrega.
4. Establecer unaestrategia de
documentación.
5. Conformar el equipo de escritores
técnicos.

Para
Para definir
definir los
los
objetivos
objetivos yy
necesidades
necesidades aa
satisfacer,
satisfacer, conviene
conviene
hacerse
hacerse las
las siguientes
siguientes
preguntas:
preguntas:

Algunos
Algunos de
de los
los
objetivos
objetivos generales
generales
más
más frecuentes
frecuentes dede la
la
documentación
documentación son
son

¿Qué
¿Qué se
se pretende
pretende
lograr
lograr con
con el
el
documento?
documento?

Informar/solicitar
Informar/solicitar
información
información

¿Qué
¿Qué tipo
tipo de
de
necesidades
necesidades se
se
pretenden
pretenden
satisfacer
satisfacer con
con el
el
documento?
documento?

Pedir
Pedir que
que se
serealice
realice
una
una acción
acción
/Documentar
/Documentar un
un
proceso
proceso

¿Para
¿Para lograr
lograr el
el
objetivo
objetivo es
es un
un
documento
documento
conviene
conviene oo una
una
conversación
conversación
telefónica
telefónica oo una
una
reunión
reunión personal?
personal?

Agradecer,
Agradecer,
disculparse,
disculparse, felicitar
felicitar
oo...