Reservaciones caracteristicas y funcionamiento.

























Departamento de Reservaciones.
En este primer parcial hemos visto que, el departamento de reservaciones es aquel que recepciona todas las solicitudes de reservaciones hechas al hotel, analiza  el estado ocupacional del hotel para confirmar o denegar las solicitudes hechas. Se mantiene rigurosamente actualizado de la capacidad y disponibilidad dehabitaciones.
Mantiene actualizada a la Recepción, respecto a la situación ocupacional.
Modifica, pospone, cancela y deniega solicitudes hechas, de acuerdo con las posibilidades de la instalación.
 Introduce en el sistema informático de reservaciones  todas las reservaciones que hayan sido confirmadas.
Registra todos los datos necesarios para la elaboración de la reservación.
Recepciona ydistribuye los rooming list que las agencias de viajes envían asegurándose que estos contengan la mayor cantidad de información  posible, y que esta no varíe.
Elabora la lista de llegadas previstas del día, la que queda oficializada con la firma del responsable de esta actividad.
Archiva toda la información por un período de tiempo determinado.
Informa a la Recepción de cualquier cambio en lalista de llegadas previstas del día después que esta haya sido emitida, siempre con el tiempo necesario para su tratamiento.
Es muy importante señalar que el éxito que podamos obtener en el trabajo de la Recepción, depende en gran medida del trabajo que realiza la oficina de reservaciones, pues es esta quien conoce con anterioridad todo lo relacionado con la posible estancia del cliente en lainstalación.
Objetivo del departamento de reservaciones.
Como se ha mencionado ya, el Departamento de Reservaciones cumple funciones de suma importancia en el logro del porcentaje de ocupación que tendrá el hotel en un futuro, es por ello que su principal objetivo es por supuesto tener siempre una buena primera impresión con los posibles clientes y lograr proyectar o inspirar en ellos la confianzay amabilidad necesarias para que pasen de ser reservaciones tentativas a reservaciones garantizadas. Así como también hacerle sentir al cliente que nuestra prioridad como agente de ventas es sobre todo cumplir con sus expectativas y satisfacer sus necesidades.
Entre sus objetivos específicos se encuentran los siguientes;
Establecer relaciones públicas para conseguir mayores oportunidades deventa.( con Agencias de Viajes, Empresas y Público en general.)
Lograr el mayor número de Reservaciones Garantizadas.
Mantener siempre el control de la ocupación del Hotel.
Mantenerse siempre actualizado acerca de estrategias de venta.
Estar siempre preparados para atender cualquier tipo de cliente que pueda solicitar información.
Obtener siempre la satisfacción del cliente.
Un buen agente deventas puede atraer una gran cantidad de clientes si él se siente confiado. El agente debe estar seguro incluso cuando se enfrente al rechazo de los clientes. La confianza ayudará a que el agente pueda superar las barreras y mantenerlo decidido a alcanzar la meta. Organigrama del Depto. De Ventas y Reservaciones Hotel Barceló Ixtapa.
Descripción de puestos.
Gerente de Ventas: En el Departamentode ventas se realizan distintas actividades tales como preparar planes y presupuestos de ventas, de modo que el Gerente de Ventas debe planificar sus acciones y las del departamento, tomando en cuenta los recursos necesarios y disponibles para llevar a cabo dichos planes.
Calcula la demanda y pronostica las ventas.
Compensa, motiva y guía a los agentes de ventas.
Conduce el análisis decostos.
Evalúa el desempeño de agentes de ventas.
Distribuye físicamente al personal.
Distribuye, roles y tareas diarias y generales entre el personal.
Formula estrategias de ventas.
Se relaciona con distribuidores mayoristas y minoristas.
Promueve publicidad.

Asistente de Ventas: Un asistente de gerente de ventas, como parte del departamento alcanza o excede los objetivos de ventas y...