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RESERVACIONES
Desde el punto de vista de los huéspedes el resultado más importante del
proceso de las reservas, es tener una habitación lista y esperar el arribo del
huésped. Esta habitación no debe ser cualquiera, pero debe ser la que reúna más
las necesidades que el huésped expresó durante el proceso de reservación. Al
mismo tiempo, el gerente del hotel y el dueño, tienen objetivos diferentescon el
proceso de reservas. A ellos les gustaría que el proceso de reservaciones provea
la ocupación y renta más alta de habitaciones posibles.
Para lograr este resultado, las operaciones deben tener en el lugar procedimientos
de reservas eficaces. Los métodos utilizados, permiten a los agentes de reservas
grabar y actuar con reservas detalladas, promover el hotel y hacer modificaciones
conexactitud. Los Agentes de reservas deben poder responder de manera rápida,
exacta y agradable. El tiempo que gasten indagando sobre tarifas, los planes y
paquetes, el trabajo de oficina, el tiempo que gastan archivando papeles y otras
tareas menores, deben realizarse en tiempo mínimo.
El procesamiento de reservas involucra la disponibilidad de la habitación, grabar,
confirmar y mantener las reservacionesy los informes administrativos. La
información de la reservación es especialmente útil, en otras funciones de la
oficina de recepción (front office). Por ejemplo, con la información acopiada
durante las reservaciones en proceso, el personal de la oficina puede finalizar
asignaciones de habitaciones, iniciar la cuenta del huésped y generar la historia;
igualmente cumplir con solicitudesespeciales.
Al mismo tiempo, el logro de alta ocupación y los ingresos lleva una considerable
investigación, planificación y seguimiento. En el pasado, el gerente del hotel
reservas, el gerente de la oficina de recepción, el gerente de la división de
habitaciones, o incluso el director general ha sido responsable de estas funciones.
Dado que las funciones asociadas a las ventas de habitaciones se han vueltomás
importantes y complejas, muchos hoteles han establecido la posición de
administrador de ingresos para supervisarlas. Este gerente es responsable de los
pronósticos de la demanda de cada segmento de mercado que el hotel busca
atraer tales como: empresas transitorias, grupos, ocio y otros, así mimo como
determinar los tipos de habitaciones que proporcionarán ingresos y ocupación
suficientes.El administrador de los ingresos debe coordinar esfuerzos con las oficinas de
reservas y los departamentos de ventas para asegurar una base común de
información operacional.
Este capítulo describe actividades típicas asociadas con el proceso de reservas.
Estas acciones incluyen:
• Formular las solicitudes de reservas
• Determinar la disponibilidad de habitaciones y tarifas
• Crear un formato dereserva
• Confirmar el formato de reserva
• Mantener los registros de reservas
• Producir los reportes de reservas
• Investigar, planear y monitorear las reservas
La naturaleza de las reservaciones, será examinada antes de que estas
actividades sean armonizadas en detalle.
RESERVAS Y VENTAS
Antes de digitar la reserva, los agentes de reservas primordialmente enfocan la
información de ladisponibilidad de la habitación, así podría confirmar cual estancia
está disponible, al digitar. Sin realizar esto, nadie podría estar seguro del tipo
particular de habitación con rasgos específicos, que serán garantizados. Los
agentes de reservas anotaran en el registro de reservación y las solicitudes
especiales tales como habitaciones de no fumadores o con una vista agradable, o
un cierto tipo de ropa decama, pero eso estará informado al agente de recepción,
con quien se cumplirán tales peticiones en el momento de registrar el arribo. Al
mismo tiempo se considera al agente de recepción, primordialmente responsable
de mantener el hotel lleno y maximizar la renta de la habitación. Los agentes de
recepción son incentivados a menudo, siempre y cuando vendan habitaciones a
las tarifas más altas,...