Resumen atomatizacion oficinas

¿QUE ES PRODUCTIVIDAD?
Es una forma de medir la eficiencia con que se utilizan los recursos disponibles para generar un determinado nivel de producción. Este indicador refleja que tan bien son utilizados los recursos al generar los productos se deben de incluir todos los insumos: trabajo, capital materiales y energía, una mayor productividad proviene de tres fuentes primarias: tecnología,habilidad administrativa y esfuerzo humano.
LA EFICIENCIA
Es el grado de optimización del uso de los recursos en la realización de algo.
LA EFECTIVIDAD
Es el grado de cumplimiento de los objetivos.
Efectividad se obtiene un resultado deseado en el tiempo planeado, mientras que con la eficiencia se optimiza el uso de recursos.
¿POR QUE ES IMPORTANTE LA PRODUCTIVIDAD?
El éxito de la mismadepende de la combinación efectiva y eficiente que haga de sus recursos. Es decir, que a mayor productividad, mayor será la estabilidad y mejores sus posibilidades de desarrollo.
OBJETIVO DE LA AUTOMATIZACION DE OFICINAS
Es incrementar la productividad y la eficiencia. No es estar al último grito de la moda. Cada paso en la automatización debe ser evaluado en función de si aumenta o no laproductividad.
¿QUE HACER PARA INCREMENTAR LA PRODUCTIVIDAD?
Trabajar más inteligentemente, Utilizar mejores herramientas, Modificar técnicas de trabajo
Para incrementar la productividad se pueden utilizar tres enfoques o mezclas de ellos. El enfoque tecnológico que implica el equipamiento y la aplicación de procesos de tecnológicos. Desde el punto de vista administrativo; Definir claramente lamisión estratégica, cambiar la estructura organizacional y aplicar técnicas de administración de operaciones. El enfoque humano o conductual; A través de la motivación y participación del trabajador.
VENTAJAS DE MEDIR LA PRODUCTIVIDAD
La organización cuenta con un medio para evaluar su eficiencia al convertir los recursos en productos. De esta manera puede estimar en forma más realista, tanto elrequerimiento de recursos para un determinado nivel de producción, como la proyección de la producción al contar con cierta cantidad de recursos.
Esto permite evitar el desperdicio de recursos invertidos, así como producciones por debajo o encima del nivel requerido

EJEMPLO DEL CÁLCULO DE LA PRODUCTIVIDAD
El proceso de la productividad se puede dividir en cuatro etapas: La medición, Laplaneación, la evaluación y el mejoramiento.
¿POR QUE CUANDO Y QUE HACER AL AUTOMATIZAR?
LAS RAZONES MAS COMUNES QUE JUSTIFICAN UNA AUTOMATIZACION SON:
CAPACIDAD: Las condiciones en la oficina en cuanto a capacidad y volúmenes han cambiado, o bien se requiere un acceso mas rápido a la información
CONTROL: Se requiere mayor exactitud y consistencia en la información que produce
COMUNICACIÓN:Indudablemente, si se requiere mejoras en la comunicación e integración de las diferentes areas de la de la organización.
COSTO: Si desea realizar una supervisión y reducción de costos, esto se logra atreves de la información que se genera, al determinar si el costo ha sido el esperado
COMPETIVIDAD: En el marco de la competencia, la automatización puede ayudar en la atracción de clientes ya quemejora los servicios que son proporcionados.
Para saber cuando se debe automatizar, se debe tener un conocimiento claro de la oficina, al conocer sus puntos débiles y sus fortalezas se deben de reconocer oportunidades
¿QUE HAGO PARA AUTOMATIZAR MI OFICINA?
Se requiere conocimientos mínimos en equipos existentes y en la sistematización de la misma para llevar a cabo un proceso de automatizaciónhay que reunir varios conocimientos sobre automatización de oficinas, análisis de sistemas, auditoria de sistemas, organización y métodos, y metodología de la investigación.
LA INFORMACION
Es un recurso muy valioso para el ser humano y puede representarse de muchas maneras.
POSEER INFORMACION
Es tener el conocimiento disponible para uso inmediato que permite guiar la acción al reducir la...