Resumen. Guía Pmi. Capítulo 10- Gestión De Las Comunicaciones

Capítulo 10. Gestion de las
comunicaciones
Las comunicaciones son el problema más frecuente que un director enfrenta durante el proyecto.
Los directores de proyecto pasan el 90% de su tiempo comunicando. Los directores de proyecto
principiantes no hacen nada con respecto a las comunicaciones y sólo emiten informes de estado.
Los directores de proyectos mejores generan un plan de gestión decomunicaciones e informes
más que solo el estado. Los directores de proyectos excelentes llevan a cabo los dos anteriores,
además de lo siguiente: preguntan a los interesados lo que necesitan que se les comunique,
identifican qué comunicaciones necesitan por parte de los interesados y con frecuencia replantean
las comunicaciones en reuniones de equipo para limitar los problemas de comunicación.I nteresados
El proceso de identificar a los interesados es parte de la iniciación de un proyecto junto con el
proceso de crear de Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto. La dirección de proyectos
adecuada requiere que identifiques a los interesados, determines sus requisitos, expectativas e
influencia, y luego incorpores esa información dentro del alcance del producto y delproyecto
como vaya siendo necesario. El director de proyectos registra esa información en un registro de
los interesados y la utiliza para desarrollar una estrategia de gestión de los interesados.
Planificar las comunicaciones, distribuir información, gestionar las expectativas de los interesados
e informar del rendimiento son aspectos importantes de la gestión de los interesados. Así que,
¿Quése debe de hacer con los interesados a lo largo del proyecto?
 Identificarlos a todos: Cualquier interesado que falte se encontrará más adelante. Cuando
sean descubiertos, ocasionarán cambios y podría causar retrasos.
 Determinar TODOS sus requisitos: El director de proyectos debe de obtener todos los
requisitos antes de que el trabajo comience. Los efectos de comenzar un proyecto sin
tenertodos los requisitos, incluirán cambios, retrasos y posibles fracasos.
 Determinar sus expectativas: Son cosas que los interesados esperan que sucedan. Las
expectativas no identificadas tendrán mayor impacto a lo largo de todas las restricciones.
Las expectativas se convierten en requisitos y se vuelven parte del proyecto.
 Determinar sus intereses: Un gran director de proyectos determinarácada uno de los
intereses con relación al proyecto por parte de los interesados e intentará llevarlos a cabo
en el proyecto o implementarlos como una recompensa.
 Determinar su nivel de influencia: Cada interesado será capaz de afectar negativa o
positivamente un proyecto. Este es su nivel de influencia y deberá ser identificado y
gestionado.
 Planificar como se comunicará con ellos: Lascomunicaciones son la causa más frecuente
de problemas, por ello, su planificación resulta fundamental.
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 Comunicarse con ellos: Los interesados están incluidos en las presentaciones del proyecto
y reciben información del mismo.
 Gestionar sus expectativas e influencias: la gestión no termina durante la iniciación. Debe
gestionarse a lo largo de la vida del proyecto.
Una clavepara el éxito es la manera en que se manejan los interesados, estos deben de participar,
y su participación debe ser dirigida por el director de proyectos. Esa participación puede ser
extensa o menor, dependiendo de las necesidades del proyecto y la organización ejecutante.

I dentificar a los Interesados
Análisis de los interesados: implica identificar a todos los interesados. El director deproyectos
puede utilizar la lista inicial de interesados del acta de constitución del proyecto y cualqu ier
contrato relacionado al proyecto como un punto de partida.
El director de proyectos necesita analizar el impacto potencial de cada interesado e identificar la
manera de gestionar estos de manera efectiva. Estas cl asificaciones ayudan a determinar cómo,
qué y cuándo comunicarse con...