Reuniones Efectivas

COORDINACIÓN Y CONVOCATORIA
DE REUNIONES EFECTIVAS
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Coordinación y Convocatoria de
Reuniones Efectivas
OBJETIVOS
A través de ejercicios prácticos y discusión en plenaria, los participantes podrán:
 Identificar elementos de éxito de una reunión efectiva.
 Identificar barreras en la coordinación y convocatoria.
 Definir soluciones efectivas a su proceso de coordinación y convocatoria.
 Identificar métodos de convocatoria efectivos. Identificar características de una agenda.
 Identificar elementos de etiqueta protocolar general: seguimiento, bienvenida,
registro, arreglo de las facilidades, alimentos, etc.
 Definir acuerdos generales de coordinación exitosa.
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Coordinación y Convocatoria de
Reuniones Efectivas
INTRODUCCIÓN
Las organizaciones de hoy día se enfrentan al reto demantener su competitividad para
alcanzar los resultados a través de estrategias creativas y la solución de los problemas.
Para lograr esto, uno de los elementos que los líderes deben maximizar es la estructura
de comunicación la cual incluye diferentes tipos de reuniones a diferentes niveles y con
diferentes propósitos. Todas las reuniones que una empresa realiza son con el objetivo
de mejorar lacomunicación transmitiendo mensajes en grupo, por ende, resolviendo o
mejorando sus operaciones. La palabra reunión (re-unión) significa reagrupamiento y
unificación.
Por tal motivo la reunión es utilizada por los equipos de trabajo como método para la
búsqueda de consenso y de estrategias para la solución de problemas, administrando
efectivamente el tiempo y comunicándose asertivamente enbeneficio de la organización
y del equipo. Además, las reuniones se llevan a cabo con diferentes propósitos dentro
de las organizaciones, como lo es: informar, convencer, obtener información, tomar
decisiones, sensibilizar o motivar o resolver situaciones de trabajo.
Dependiendo del tipo y tamaño de la empresa el canal de comunicación por reuniones
puede ser simple o extremadamente compleja.Para lograr esta comunicación, los
parámetros o reglas de reuniones deben estar bien definidos y entendidos por los
grupos. También, debemos tener presente que toda reunión suele tener un propósito
claramente definido previo a la convocatoria. Además, es recomendable que las
organizaciones tengan una agenda de reuniones programadas organizadas
periódicamente. De esta manera se logra unadinámica de reuniones efectivas.
Además, preparar exitosamente una reunión requiere del conocimiento de los
elementos que componen una reunión efectiva y alto sentido de responsabilidad. El
proceso requiere de varias tareas y seguimiento, pero no hay mayor satisfacción que
completar la coordinación en el tiempo establecido y con la calidad requerida. El éxito
también depende de la actitudprofesional, la creatividad y los modales que usted utilice
para lograr la coordinación y convocatoria de la reunión.
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Coordinación y Convocatoria de
Reuniones Efectivas
REUNIONES
Grupo de dos o más personas que se reúnen con un mismo objetivo para hablar o
aclarar algo de interés. Es la forma más rápida de dar y recibir información sobre
asuntos que afectan a todoslos participantes. En las reuniones se intercambian ideas,
proyectos y actividades para el logro de un fin común.
Los equipos necesitan reunirse para beneficiarse de la sabiduría colectiva del grupo. Si
bien todavía algunas decisiones pueden tomarse eficientemente en el pasillo o por
teléfono si la organización verdaderamente quiere maximizar los talentos de sus
miembros es necesario...