Reuniones Final



UNIVERSIDAD LATINA DE COSTA RICA

SEDE PEREZ ZELEDON

ADMINISTRACION DE NEGOCIOS

DECISIONES FINANCIERAS

MARCO NAVARRO

DIXIAN PORRAS
MARIA LUISA MORALES

VIERNES 7 DE AGOSTO, 2015

¿INTRODUCION?


MANEJO EFECTIVO DE REUNIONES DE TRABAJO
Las reuniones de trabajo han de constituir una herramienta de trabajo que favorezca la gestión de los equipos de trabajo en la organización, son espacios quehan de ser planeados, estructurados, organizados y que arrojen una evidencia que permita obtener indicadores para el seguimiento de sus objetivos y resultados.
Es interesante conocer cuál es el procedimiento de una reunión. Primero de todo, las reuniones deben haber sido convocadas con antelación en un documento escrito, la convocatoria de reunión, dirigido a aquellas personas a las que se invitaa asistir. La convocatoria de la reunión consta de las siguientes partes: fórmula de convocatoria; nombre de la reunión o de la institución que la convoca; día , hora y lugar en qué tendrá lugar la reunión; y, por último, el orden del día, que es el listado de asuntos que se trataran en una reunión. El orden del día consta de los siguientes puntos:

- Bienvenida y apertura de la reunión.
-Comentarios a cada uno de los temas del orden del día.
- Revisión y aprobación de la reunión anterior.
- Lista de cada aspecto/tema que se tratará en la reunión.
- Discusión de otros temas que no aparecen en la lista.
- Acuerdos e información para la siguiente reunión.
- Cierre de la misma.

A continuación de la convocatoria de reunión, está la reunión propiamente dicha y, a continuación, la redaccióndel acta. Por último, una vez elaborada el acta, se envía una copia a cada uno de los asistentes de la reunión para que aprueben el acta o bien muestren su inconformidad con la misma. En la siguiente reunión se lee el acta y se aprueba de manera definitiva. Si hay inconformidades y se debe revisar o volver a redactar, se acordará una nueva fecha en la cual se presentará por segunda vez. Una vez elacta Se aprueba, se archiva en un lugar público dónde se puede consultar libremente siempre que se quiera.


Reuniones Formales
Las reuniones de la Junta Directores de una empresa u organización se consideran como reuniones formales.
En sus reuniones se toman las decisiones que pueden afectar todo el funcionamiento de la misma. Por lo general, este grupo celebra sus reuniones una vez al mesaunque otros prefieren reunirse trimestral o semestralmente según este estipulado en los estatutos de la empresa.
El presidente de la empresa es quien planea las reuniones.

Reuniones Informales
Es aquella que surge como necesidad ante las siguientes situaciones:
Urgencia
En los casos que necesitamos recoger información, informar de resultados que pueden condicionar acciones inmediatas, ante un hechoinesperado ante el cual hay que tomar una decisión sin demora, etc.
Espontaneidad
Se justifica en los casos en que la discusión hace referencia a un plano más superficial, poco estructurado, referente a ideas y no tanto a hechos. Normalmente se utiliza para sensibilizar o motivar a las personas participantes en temas desconocidos o poder atajar rumores aparecidos en la organización.
ImprevistosSuceden cuando ha ocurrido algún hecho que ha impedido que la reunión siga el curso formal previsto.

Elementos Importantes de una Reunión
Acta
Se denomina acta al documento que durante una reunión es escrito por una persona presente en la misma, y a través de la cual se registran a que sus temas que han sido tratados, como así también las conclusiones o acuerdos que han resultado adoptados luegode dicha reunión.
El acta tiene como finalidad otorgarle una certificación de qué ha ocurrido durante la reunión, y de esta manera validar dicho encuentro.

Son variados los organismos u organizaciones que pueden realizar este tipo de reuniones en las cuales se elaborará un acta: desde asambleas en los parlamentos hasta una asociación de vecinos de una ciudad en particular de cualquier parte...