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Otra Reunión: “ y ahora, ¿qué quieren?

Es bastante común que en las empresas escuchemos comentarios como "¿por qué tenemos tantas reuniones?" o "qué bueno que la reunión terminó, ahora vamos a trabajar de verdad". Muchas veces perdemos tiempo en las reuniones. Las reuniones mal manejadas permiten que se pierda el respeto a la organización y contribuyen a la fuga de talento por frustración alno ver que se avance en acuerdos, estrategias y propuestas de mejora. 

Lo que se hace antes y después de las reuniones (preparación, cierre y seguimiento) es lo que hace la diferencia. 

¿Por qué hacer una reunión?: El objetivo.

Comience por  entender el porqué es necesaria la reunión. Si su objetivo es simplemente diseminar información, posiblemente, sea mejor enviar un comunicado. 
Lasreuniones son más efectivas en las situaciones en las cuales se requiera interacción y participación de múltiples personas. Cuando el tema a discutir sea complicado o pueda generar emociones en los participantes, en estos casos es mejor abordar las preocupaciones o sentimientos de las personas cara a cara.  

Una vez esté definido el propósito de la reunión, el siguiente paso es definir unlistado de objetivos claros y medibles. 

¿A qué voy a la reunión?: La agenda.

No deje el resultado de la reunión al azar. Una vez se tenga claro el propósito y los objetivos, será necesario definir la agenda. Las reuniones efectivas necesitan de estructura y planificación. 

Asegúrese de que la agenda sea realista, no intente abarcar más de lo que el tiempo de la reunión permite. Estogenerará frustración y se perderá la credibilidad. 


¿Quiénes van a la reunión?: los Participantes.

Si el propósito de la reunión es compartir información, entonces el grupo puede ser grande. Pero si la interacción y la creatividad son críticas, de 5 a 8 personas es el número recomendable.  Si el grupo es grande porque es necesaria la participación de varios expertos y tomadores de decisiones,entonces divida la reunión en grupos más pequeños con tareas específicas  luego júntense para compartir sus conclusiones. 

¿Cómo será la reunión?: Las reglas del juego. 

Para asegurarse que la reunión sea fluida, lo recomendable es definir las reglas de juego de forma clara. Por ejemplo, no permitir interrupciones, poner un límite de tiempo a cada intervención, etc.
Muchas veces la personamás callada, es la más creativa. De manera que para que todos participen será necesario preguntarles a todos su opinión. Si todos han sido escuchados, habrá más compromiso y cooperación. 


¿Y ahora qué?: El Plan de Acción 

Sin un plan de acción al terminar la reunión, aún las mejores conclusiones y acuerdos irán quedando en el olvido.

Como grupo discutan y acuerden los pasos específicos ylas responsabilidades con tiempos de entrega claros.  

¿Y mi compromiso?: El seguimiento. 

Sin el seguimiento del plan de acción la reunión fue básicamente una pérdida de tiempo. Para ejecutar el plan de acción es necesario que el que toma la minuta la envíe como máximo dos días después de la reunión.  

Asegúrese que las minutas se distribuyan no sólo a los participantes sino a todosaquellos que se verán afectados por las decisiones y acuerdos de la reunión. A medida se acercan las fechas de entrega será necesario dar seguimiento con los responsables y obtener un reporte de avance de manera que si existen atrasos, ofrecer ayuda. 

¿Pero si nos vemos todas las semanas?: Las reuniones recurrentes.

A veces las reuniones más aburridas y con menos participación son aquellasque son recurrentes, como las reuniones de equipo, de status de proyectos o reuniones periódicas de ventas.

Estas reuniones son muy valiosas no solo por la información que es compartida, sino también por el tiempo en el cual estamos cara a cara con otros miembros del equipo. Sin embargo, el hecho de que sean importantes no significa que por eso sean interesantes. Reunirse con la misma...