Rotulos

Código: PR-M7-P4-06

PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Y
CUSTODIA DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN
EN EL ARCHIVO CENTRAL

Versión: 01
Fecha de aprobación:
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COPIA CONTROLADA
1. OBJETIVO:
Describir la metodología para la recepción y custodia de los archivos de Gestión en el archivo central
de la Gobernación de Antioquia teniendo en cuenta lo establecido en los acuerdos 38 y 42 de 2002
delArchivo General de la Nación, el decreto Departamental 039 de 1986 y en el Plan de
Transferencia Documental.
2. RESPONSABLE:
Es responsabilidad del Director de la Dirección de Administración de Documentos y Biblioteca de la
Administración Departamental la adecuada aplicación de este procedimiento.

3. DEFINICIONES Y TÉRMINOS:
3.1 Archivo Central: Lugar donde se almacenan los documentos que terminansu trámite
administrativo y se disponen para consulta.
3.2 Archivos de Gestión: Son los que reúnen la documentación que se encuentra en trámite,
sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la
soliciten:
3.5 Series documentales: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor comoconsecuencia del ejercicio de
sus funciones específicas.
3.3 Tablas de Retención Documental: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales
producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales
se les asigna un tiempo o permanencia en cada fase de archivo.
3.4 Transferencia documental: Remisión de documentos del archivo de gestión alarchivo central de
conformidad con las tablas de Retención Documental.
3.5 Unidad Administrativa: Unidad técnico-operativa perteneciente a un organismo (Secretaría,
Departamento Administrativo o Gerencia) de la Gobernación de Antioquia.
3.6 Unidad Documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización
documental.
Revisado por:
Aprobado por:
Cargo: Director TécnicoAdministrativo y de Desarrollo Cargo: Secretario General
Organizacional

Firma:

Firma:

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PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Y
CUSTODIA DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN
EN EL ARCHIVO CENTRAL

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3.7. Unidad de Conservación: Es el elemento de protección de los documentos de acuerdo a su
soporte, (caja, funda, carpeta, legajo, )
4.CONTENIDO:
FLUJOGRAMA

1

2

3

4

5

A

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1. Recibir los archivos de Gestión transferidos al
Auxiliar
Archivo Central: Los Auxiliares Administrativos de la
Administrativo de
Dirección de Administración de Documentos y Biblioteca
la Dirección de
reciben los archivos de gestión y el “Formato Único de
Administración de
Inventario Documental” diligenciado, de acuerdo al
Documentosy
cronograma establecido en el Plan de Transferencia
Biblioteca
Documental.
2. Verificar Inventario: Los Auxiliares Administrativos
Auxiliar
de la Dirección de Administración de Documentos y Administrativo de
la Dirección de
Biblioteca, verifican en el Formato único de Inventario
Documental (el cual se diligencia por cada Unidad Administración de
Administrativa) la lista de Unidades Documentales,las
Documentos y
cuales deben estar marcadas con el número de orden,
Biblioteca
con la serie, la subserie, número de folios, Unidad
Documental si se requiere, fechas extremas, que estén
foliados y que se haya hecho la selección natural, y en
la correspondiente unidad de conservación (según el
soporte del documento y el tamaño).

REGISTRO

No Aplica

No Aplica

3. Organizar las UnidadesDocumentales por número
Auxiliar
consecutivo en las Unidades de Conservación: Los
Administrativo de
Auxiliares Administrativos de la Dirección de
la Dirección de
Administración de Documentos y Biblioteca organizan
Administración de
las unidades documentales en unidades de
Documentos y
conservación para archivo de acuerdo al soporte,
Biblioteca
tamaño y número consecutivo de las mismas.

No Aplica

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