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COMO DILIGENCIAR EL FORMATO UNICO DE INVENTARIO DE ARCHIVO.
SISTEMA DE ARCHIVOS DE LA UNIVERSIDAD DE LA SALLE.
ANEXO 3

Este formato de inventario debe de ser diligenciado para cada una delas transferencias documentales, que se efectuaran anualmente y según el tiempo documental asignado en la TRD o Tablas de Retención Documental de la dependencia productora. El presente formato costa decuatro áreas como lo son: Identificación y presentación de la oficina productora, Identificación de las series y subseries documentales, Responsabilidades del funcionario de Archivo Central y deIdentificación de la Transferencia Documental.
1. Identificación y presentación de la oficina productora
En la parte superior del inventario se encuentra, los campos de identificación donde seregistrara la información así:

(Cuadro N.1)Dependencia: se debe colocar el nombre de la oficina productora de la documentación que se va ha transferir al Archivo Central.

Código: debe consignarse el número asignado por el Centro deCostos, que identifica la dependencia dentro de la Universidad de La Salle.

Responsable: se debe registrar el nombre y apellido completo del responsable de la documentación en el Archivo de GestiónFecha: Se debe registrar la fecha en la que se diligencio el inventario del Archivo de Gestión de la oficina productora.

Elaborado por: Se debe registrar el nombre y apellido completo de lapersona que diligencio el formato de inventario. Este puede ser el mismo responsable del Archivo de Gestión.

2. Identificación de las Series Documentales(Cuadro N.2)
CÓDIGO
Dependencia: En este campo se debe registrar el código de la...