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4. CARACTERISTICAS DE UN ACTA
El acta de una reunión es el documento escrito que registra los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar loacontecido y dar validez a lo acordado. El tipo de organismos que celebra estas reuniones de las que se levantará acta puede ser muy diverso, desde una asamblea parlamentaria, una institución pública oprivada, una asociación o una comunidad de vecinos. Todas estas reuniones han debido ser debidamente convocadas, por escrito y con la antelación adecuada, mediante un documento, dirigido a todos losposibles asistentes, en el que figurará el orden del día de la reunión.
Aunque pueden ser documentos independientes, las actas casi siempre están recogidas en un libro de actas, debidamentediligenciado y cuyas páginas están numeradas en números.
Aunque los modelos de acta pueden ser diversos, en general, las actas comienzan con el nombre de la entidad que celebra la reunión, especificando ellugar, la fecha, la lista de personas presentes, y la hora a la que el presidente abrió la sesión;
El acta luego recoge lo que realmente se dijo y acordó en la reunión, normalmente en el orden en quesucedió o en un orden más coherente, con independencia de que la reunión haya seguido (o ignorado) el orden del día previsto. Un formato menos frecuente puede registrar los acontecimientos en el ordenen que aparecen en el orden del día, independientemente de la cronología real.
Dado que la función primaria de las actas es registrar las decisiones tomadas, todas las decisiones oficiales deben serincluidas. Si se manifiesta formalmente una propuesta o sugerencia moción, tanto si prospera como si es rechazada, debe estar recogida. El recuento de votos también puede figurar. Los recuentos podránomitirse en muchos casos (por ejemplo, en un acta se puede leer "Después de votar, el Comité acordó..."), o bien aparecer indicaciones genéricas ("la propuesta se aprobó por unanimidad"; "por...