secuencia para elaborar un diagrama


secuencia para elaborar un diagrama de procedimiento
a) escoger el procedimiento que se va a realizar.
b) determinar las técnicas analíticas adecuadas que habrán de utilizarse.
c) analizar el trabajo
d) hacer una lista de la forma en que se va a realizar el trabajo.
e) establecer el procedimiento más factible.
f) presentar la proposición.
g) obtener la aprobación.
h) preparar lasinstrucciones referentes a los procedimientos.
i) implantar el nuevo procedimiento.
j) observar el procedimiento implantado.
k) preparar una guía de adelantos logrados.
l) llevar registros adecuados de realización.

formas


hay varias formas de documentar, una de ellas es para evitar comunicación verbal entre los integrantes de una empresa. otras razones surgen para formalizar compromisos yguardar o conservar los acontecimientos de lo que ha pasado para que el presente y en el futuro sirva para tomar decisiones de modo racional. independientemente de la manera en que se diseñe en disquetes, cd, a máquina, etc., su resultado se plasma en hoja de papel.
un documento, formulario, formato o forma impresa es aquel papel que tiene información formal de lo que acontece en la empresa. undocumento no es más que una hoja de papel que tiene impresa información con espacios en blanco para colocar información variable que debe ser transmitida a otros individuos, departamentos o empresas.

ventajas

sirve como información de respaldo.
elimina la comunicación informal.
la responsabilidad se comparte.
evita conflictos entre el personal.
disminuye el atraso de actividades.
lasactividades se uniforman.
reduce la incertidumbre del personal.
sirve para homogenizar y formalizar la comunicación entre las personas.
cumple con la finalidad de construirse en documento que formaliza la comunicación y sirve de consulta.



desventajas


inversión de más tiempo.
el exceso indiscriminado del manejo de formas podría propiciar la burocratización y retraso de lasactividades.

diseño de la forma

1. lo primero que el administrador debe saber es la función de la forma, si será llenado a máquina de escribir o impresora de equipo de cómputo, o hecho a mano.
2. en segundo lugar conocer el título del documento.
3. inmediatamente después otorgar una clave que facilite su control e identificación;
4. identificar el logotipo de la empresa y colocarlo en el ángulosuperior izquierdo
5. saber determinar la cantidad de espacio que deberá darse para los datos que se van a registrar
6. conocer la frecuencia con que se empleara la forma.
7. saber la cantidad de copias que se usaran en el procedimiento e identificación del color para la distribución de las copias y cualquier otro hecho que pueda influir en el tamaño de la forma.

partes fundamentales de unaforma

1. palabras. escoger las palabras adecuadas que se van a utilizar.
2. espacios. se divide en dos clases
a) espacio llenable. se colocan los datos o las palabras que son variables .
b) espacio no llenable. se coloca un signo o una clave. ejemplo (*)

3. líneas o rayado. dada la agrupación e identificación de los espacios por llenar se inicia el rayado y de acuerdo con la forma se usanlíneas de diversos gruesos.
4. papel. se selecciona el tamaño, la calidad y el color.


las partes principales de una forma

1. encabezado de la forma. contiene logotipo de la empresa, título del formulario, fecha y folio progresivo de la forma.
2. cuerpo. es donde se concentran los datos requeridos y que está relacionado con el titulo de la forma.
3. pie de la forma. van los espacios para losnombres y firmas de quien solicitó, aprobó, o bien un espacio donde se colocan las “observaciones” a considerar.



carta de distribucion del trabajo o de actividades
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