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PROCEDIMIENTO DOCUMENTACION


OUTBOUND























1. OBJETIVO

Este documento describe las actividades, responsables y métodos a seguir para llevar a cabo una Gestión de Documentación Inbound, con el fin de ingresar los BL’S en el sistema, realizar la post venta y realizar las actividades necesarias para la preparación de documentos para eldescargue de los contenedores así como la Radicación de Documentos ante la aduana nacional. Para la línea APL debe ser 24 horas antes del arribo de la motonave.

2. ALCANCE

Este proceso es de aplicación para las siguientes áreas:
• Area Comercial a nivel Nacional.
• Area de Documentación Inbound a nivel Nacional.

3. DISPOSICIONES GENERALES
• Cuando se emiten BLSoriginales en Colombia y cuyo flete es Prepaid, se le debe cobrar el Document Fee y Avisarles a Facturación
• Cuando en el Sistema FAM C.S se adiciona un BL a un viaje se debe correr el Tie Out.
• Los OBL’S emitidos en origen y/o destino solo se podrán entregar al cliente cuando haya cancelado la factura o tenga liberación automática.
• Para todas las Actividades/Pantallasrelacionadas con APL se debe recurrir al manual suministrado por la línea
• Por disposiciones de la DIAN los documentos de transporte a radicar deben ser en el formato original de la línea naviera.
• El área de documentación inbound al efectuar la radicación del memorial de transbordos debe entregar copia del mismo al área de contenedores y al área de operaciones. Además debe asegurarse que seencuentre registrado en la planilla de embarque del buque de enlace y en la tarjeta del operador portuario.
• En este proceso las siguientes interacciones:
|RESPONSABLE DEL PROCESO |DOCUMENTACION |
|METRICA DE DESEMPEÑO |Entregaoportuna de Buques a Facturación |
| |Radicación Física Oportuna del Manifiesto de Carga |
| |Radicación Electrónica y Física de los BLS de manera oportuna|
|RECURSOS |Se requiere que servicio al Cliente y Documentación tengan la debida capacitación para poder|
| |elaborar de manera eficaz la documentación de importación. |
||Infraestructura física y tecnológica. Manejo de los sistemas de documentación de cada Línea |
|INTERACCION CON PROCESOS DE APOYO, MEDICION Y GERENCIALES |La interacción llevaría a un mayor volumen de carga reflejándose en el aumento de las |
| |comisiones. La interacción con la atención de quejas y reclamos se recopila a través del|
| |contacto con los clientes. |
| |En los procesos de medición la satisfacción del Cliente se mide por medio de las encuestas |
||realizadas donde se evalúa el servicio de la Agencia. |


4.
Descripción del Flujograma “Gestión de Documentos Outbound APL”
| | | |
|ACTIVIDAD |RESPONSABLE |DESCRIPCION...