SISTEMA DE ALFABETIZACION

SISTEMA ALFABETICO

Es uno de los sistemas fundamentales de archivo, el cual tiene como base la secuencia de letras del alfabeto.

Este sistema denomina unidad de archivo a cada una de las partesen que se divide el nombre de una persona, empresa o instituto.

Pasos para archivar alfabéticamente:

1) inspeccionar: se revisan los documentos o papeles para comprobar si ha sido autorizado elarchivo.

2) Clasificación: se determina el título bajo el cual será archivarán los documentos, esto dependerá de la frecuencia que se le conceda, bien al nombre del remitente de lacorrespondencia, al asunto de que se trata, al nombre del destinatario y nombre de la localidad donde provienen o hacia donde se envía.

3) Macar o codificar: se procederá a señalar el título bajo el cual se habráque archivar la correspondencia, este paso se realiza subrayando el titulo seleccionado.

4) Distribuir: consiste en separar alfabéticamente los títulos marcados.

5) Archivar: se procede acolocar los papeles o documentos en sus respectivas carpetas, para luego proceder a archivarlos en su estricto orden alfabético.

Sistema alfabético: Se basa fundamentalmente en el uso del abecedario,tomando en consideración el nombre de las personas u organizaciones, razón por la cual es uno de los más conocidos. Se puede archivar alfabéticamente por: nombres de individuos u organizaciones, porlocalidades (geográfico), por categoría o tema (asunto). Sigue una secuencia lógica, basada en el arreglo de los nombres deacuerdo con el alfabeto, muy similar al usado en los diccionarios. Este sistemase ajusta a casi todos los negocios.

Ventajas:
La organización de carpetas y guías es sencilla; no necesita de un archivo auxiliar; los apellidos y nombres se agrupan con facilidad en estrictoorden alfabético.

Reglas para ordenar alfabéticamente: Se usan directa o indirectamente en casi todos los sistemas dearchivar, pues constituyen la base fundamental de todos los sistemas. Existen...