sistema de archivo numerico

Archivo Numérico.
Sistema mediante el cual asignamos una numeración a los expedientes a medida que se vayan abriendo para ordenarlos de forma codificada, progresiva y cronológica; estanumeraciónes asignada por los corresponsales o encargados del archivo, ya que es uno de los más recomendables a la hora de archivar documentos.
Esta numeración se puede tomar directamente del documento enelcaso de: Carnet, C.I., Tarjetas de Crédito, Recibos, Facturas o sencillamente asignándole un número ya sea: Número y Nombre del documento o Número y fecha. Es uno de los sistemas más efectivosycómodos por su forma de Sistema Indirecto ya que consta de un sistema de Catalogo Auxiliar o Índice de Tarjetas para poder localizar rápidamente el documento.
Organización del Archivo Numérico.Laorganización del archivo numérico consta de 3 partes:
a) Archivo Principal
b) Misceláneo o Temporal
c) Catalogo auxiliar o Índice de Tarjetas

a) Archivo Principal: Está constituido por guías ycarpetasindividuales, identificadas con el número que se le asignó en el registro numérico. Estos números pueden ser de 10 en 10, de 100 en 100, o de 1000 en 1000 dependiendo del volumen decorrespondenciaque tenga la empresa. Dentro de cada carpeta los documentos se ordenan cronológicamente ya sea por fecha, por número de correspondencia o alfabéticamente. Cuando un expediente o carpeta se llenasepuede subdividir y la mitad se coloca en una nueva carpeta que estará identificada con el mismo encabezado y un número auxiliar ejm: 506 y se subdivide en 506-2.

b) Misceláneo o Temporal:Éstecontiene guías y expedientes que llevan encabezamiento alfabético. Su objetivo es proporcionar un sitio para guardar correspondencia que no requiere todavía expedientes individuales en el archivoprincipal.Cada documento dentro del archivo o carpeta misceláneo debe codificarse con una “M” en el extremo derecho, cuando se acumulan un número máximo de 5 documentos de un mismo corresponsal se...