sistema geografico

Archivo geográfico
Es el sistema de archivar los documentos por el nombre de la localidad en que residen los interesados en los asuntos; es decir los documentos de un solo asunto, para formar unexpediente, se agrupan o ligan por el lugar, o sea; naciones, estados, ciudades, provincias, etc.
Para el ordenamiento de los expedientes dentro de los muebles archivadores, se usan guías divisionariasa cinco cortes en cuyas pestañas se anotan los nombres geográficos en el orden de su división política: nación, estado, ciudad, pueblo, etc.; ordenadas alfabéticamente, o bien, por los apellidos ynombres de los interesados en los asuntos, empleando siempre juegos de guías y en una distribución alfabética dentro de cada lugar.
En tales condiciones el sistema es puramente geográfico, o unacombinación del geográfico con el alfabético de nombres de personas físicas o morales, o asuntos. Este sistema de Archivos, es directo si se contrae a los lugares geográficos en ordenamiento estrictamentealfabéticos; pero requiere del catálogo si hay que determinar, por los apellidos y nombres personas o instituciones y por asuntos, el lugar en que radican. La alfabetización se hace siguiendo la reglageneral de la materia.
En cuanto a la redacción de los nombres geográficos, y a fin de evitar repeticiones, se tratará en las reglas de redacción de catálogos
USOS

Su utilización es recomendableen los siguientes casos:

1)Cuando las empresas poseen y necesitan controlar sus sucursales y agencias, distribuidores consecionarios, etc.
2)En institucione cuyas ventas se organizan por áreasgeográficas.
3)En empresas de servicios públicos como luz, teléfono, gas, etc.
4)En compañias dedicadas a las ventas por correo, editoriales, empresas de transporte, etc.
ORGANIZACION DE ARCHIVOSGEOGRÁFICOS


Todo archivo geográfico consta de dos elementos importantes:
1) Un archivo principal:

Se ordena alfabéticamente por paises, estados o territorios,zonas, direcciones, etc, y puede...