Sistemas Administrativos Y Estructuras

Unidad 1: Objeto y alcance de los procedimientos administrativos
1.1 Introducción
Desde el SXX las empresas crecieron por el avance tecnológico y el trabajo en equipo.
Para garantizar el éxito de una organización, o sea su crecimiento y supervivencia en el tiempo, es necesario: la elección del producto y del mercado, la tecnología, el capital y una dirección activa y dinámica con objetivosdefinidos.
Hoy en día hay que tener en cuenta también los sistemas administrativos. La falta de los mismos puede ocasionar pérdidas. Una organización deja de ser eficiente cuando:
• Existe un problema de especialización, o sea se desvaloriza a la administración
• Existe un problema de complejidad. La eficiencia de los sistemas administrativos se logra por una gran cantidad de operaciones que sedan en forma piramidal, y es eficiente si cada una de las unidades lo es. La dirección tiende a no darle la debida importancia.

1.2 Elementos que integran los sistemas administrativos
El funcionamiento de una organización comienza en la fijación de los objetivos a largo plazo y luego las políticas en lo alto de la pirámide organizacional (niveles superiores). Estos se trasmiten a los nivelesmedios o gerencias y se comunican a los inferiores como rutinas. Los elementos son:
• Conjunto de personas y equipos en niveles inferiores y medios, cuya función es capar, transmitir y procesar o conservar información
• Conjunto de soportes que sustentan los datos con el fin de obtener resultados. Ej: formularios y registros.
• Red de canales que vinculan las personas y por donde fluyen lossoportes.

1.3 Atributos de los sistemas administrativos
Un buen sistema administrativo es aquel cuyas operaciones son ejecutadas en el momento necesitado, con la menor cantidad de recursos, dentro de un alto grado de seguridad y que produzcan la información necesaria para que se pueda actuar frente a diversos hechos económicos.
Es ideal cuando tiene un funcionamiento organizado sinintervenciones esporádicas de personas providenciales. Esto permitirá que los objetivos y las políticas se concreten.
Para que los sistemas administrativos ayuden a la dirección, deben ser limitados al diseño. Si es ineficaz fracasaran las políticas y no se llegaran a los objetivos. Es necesario evaluar la factibilidad del desarrollo.

1.4 Funciones del sistema administrativo
El sistema administrativoes el medio donde las decisiones políticas se concretan en múltiples decisiones que resuelven casos individuales y organizan a actividad de la organización. Se trasmiten los soportes de información mediante documentos y se recoge y envían informes a los directivos, cerrando el circuito de retorno (proceso de control). Un sistema administrativo es eficiente cuando:
• Posibilita la ejecución delos procesos en un plazo óptimo para su concreción. Ni antes ni después
• El costo de funcionamiento es compatible con la naturaleza de las tareas y con el beneficio que genera para su ejecución. Si el costo del procedimiento es mayor al elemento a controlar se deben buscar soluciones hábiles para controlar el inventario.
• Hace posible el desarrollo de los actos administrativos con un altogrado de seguridad. Deben haber instancias de control y normas de control interno que aseguren la preservación del patrimonio de la organización. No será eficiente si permite filtraciones en el correcto uso de los bienes, o del tiempo del personal.
• Se debe producir una asociación entre el sistema administrativo y los sistemas de información general. La información completa que se produzca servirápara los distintos niveles de la organización.

1.5 Características y problemas que afectan a los sistemas administrativos
Con el aumento de las organizaciones crecen los sistemas administrativos y a la Dirección le preocupa el volumen de los sectores que procesan información (más costos y burocracia en la velocidad de respuesta). Las empresas exitosas racionalizan los procesos productivos,...