Sistemas administrativos

Trabajo Práctico Nº1

Guía de entrevista

• Razón social y tipo societario.
• Actividad principal que desarrolla.
• Bienes que produce o servicios que brinda.
• Ámbito de desarrollo.
• Estructura (cantidad de departamentos), relación entre departamentos, cantidad de empleados, toma de decisiones.
• Horarios de trabajo.
• Capacitación deempleados, selección del personal, control de empleados.
• Asesores externos.
• Comunicación: formal o informal.
• ¿Cómo esta organizado el sistema de procesamiento de datos?
• ¿Cuáles son, desde su punto de vista, los sectores más eficientes e ineficientes?
• ¿Qué sectores se pretenden mejorar a partir de nuestro análisis?

Resumen de entrevista

DaveS.A. es una empresa distribuidora de artículos de limpieza al por mayor y menor en la ciudad de Bahía Blanca y la zona. Es una empresa con amplia trayectoria, lo que hace que sea reconocida como una de las más importantes y consagradas de la región en su rubro.
Esta sociedad está encabezada por su presidente David Alberto Gómez Acuña, quien la fundó en 1975 y es actualmente quien supervisa,controla y dirige todas las actividades. Su estructura sigue luego con un gerente general encargado de la coordinación de los diferentes departamentos: Personal, Contabilidad y Finanzas, Ventas, Stock y Compras. Además, cuenta con un auditor externo, quien es un contador que asiste esporádicamente al gerente y a los responsables de los departamentos en materia de comercialización de los productos yadministración general.
Los productos distribuidos son adquiridos de proveedores radicados en su mayoría en el Gran Buenos aires, aunque también de provincias como Santa Fe, Río Negro y Neuquén. Por otro lado, se exigen siempre bienes que estén consagrados en el mercado, ya que Dave S.A. no quiere incurrir en gastos de publicidad de los productos en sí.
Con respecto al trato entre losempleados, podríamos decir que entre ellos es cálido y su comunicación es informal. Los encargados del área de Personal realizan cursos de capacitación en Recursos Humanos semestralmente en la ciudad de Buenos Aires.
El procesamiento de datos se realiza de manera manual lo que, desde el punto de vista del presidente, podría traer implicancias en el defasaje de las actividades y sería por lo tantoun aspecto a mejorar.

Organigrama de Dave S.A.:

Observación Directa

Las dificultades que a nuestro parecer tiene esta organización son causadas principalmente por la lentitud de los procesos en cuanto a la operación y a la registración por ser los mismos manuales, lo que genera estancamiento de la documentación y desincronización entre las distintas etapas y sectores. Proveedoresmanifiestan tardanzas en los pagos y hasta desconocimiento del saldo a abonar, generando perdidas financieras y de tiempo. Existe también un elevado monto de intereses pagados, generados por los pagos fuera de término de los impuestos y otras obligaciones.
Con respecto a la estructura formal de la organización, se podría decir que tal vez esté extremadamente centralizada. El presidente cuentaun enorme grado de respeto por parte de los empleados, quienes solo se comunican con el formalmente por motivos exclusivamente laborales. Él es la única persona encargada de tomar las decisiones importantes de la empresa, sin delegar prácticamente ninguna responsabilidad, lo que hace que la mayoría de los procesos tarden más tiempo del que en realidad sería necesario.

Trabajo Práctico Nº2Diagnóstico

La empresa Dave S.A. presenta como principal falencia el manejo de grandes volúmenes de información que al ser transmitidos con retardos pronunciados provocados por el procesamiento manual generan problemas a la hora de efectuar pagos o cobros a proveedores y clientes respectivamente.
Estas demoras operacionales afectan a las diferentes etapas del proceso, causando...