sistemas administrativos

INSERCION DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS EN LAS ORGANIZACIONES
El éxito de una organización, que se traduce en su funcionamiento económico superávit ario, es el que permite su crecimiento y supervivencia en el tiempo. Los factores que universalmente se aceptan como determinantes de dicho éxito son:
A. La elección del “producto”: entendiendo por tal la actividad que desarrolle.
B. El“mercado”: o sea el público usuario de ese producto.
C. La “tecnología”: conjunto de los conocimientos utilizados para generar el producto y colocarlo en el mercado.
D. La “estructura financiera”: el capital disponible para acceder a la tecnología que nos permite ser eficientes en la obtención del producto.
E. Una “dirección”: activa y dinámica, que vaya continuamente estableciendo objetivos ycontrolando su cumplimiento.
Pero en las organizaciones del presente se agrega un elemento más: los sistemas administrativos. Los factores referidos son determinantes en un macronivel; no existirá producción eficiente sin tecnología, ni comercialización sin mercado, ni financiación sin capital. Pero reunidos todos ellos, para que las decisiones acertadas en cada área hallen concreción, se requerirá quemúltiples operaciones menores se desarrollen eficientemente para que luego, sumadas, den el resultado esperado. Esas múltiples operaciones deberán ser cumplimentadas empleando un aparato administrativo que posibilite que el producto sea fabricado y esté disponible para ser entregado al consumidor, en la calidad, condiciones y oportunidad requeridas por éste. Una buena organización administrativa noasegura el éxito, pero la falta de ella puede originar pérdidas tan ingentes que invaliden una adecuada combinación de los otros factores.
Uno de los elementos mencionados como requisitos para hacer una organización exitosa es una dirección eficiente. Dos son los problemas que habitualmente colocan a la dirección en situaciones comprometidas cuando aborda la tarea de hacer eficientes lasadministraciones:
1. Un problema de especialización: la administración es un sector improductivo y lo suficientemente intrincado como para no asignarle una atención preferente.
2. Un problema de complejidad: la eficiencia en los sistemas administrativos se logra por la suma de una gran cantidad de operaciones, que produciendo el efecto de piramidación, determina que el total sea eficiente si cada una delas unidades lo es.
Elementos que integran los sistemas administrativos:
a. Un conjunto de personas y equipos ubicados en los niveles medios e inferiores de la organización que dedican parte o todo su tiempo a la tarea de captar, transmitir, procesar o conservar información.
b. Un conjunto de soportes donde se sustentan datos, que sirven para documentar decisiones específicas, transmitirlas,conservarlas registradas en el tiempo y recoger los resultados de las mismas.
c. Una red de canales que vinculan a las persona y por, donde fluyen los soportes. Ha sido diseñada previendo la creación de rutinas perfectamente definidas para operaciones repetitivas que pueden considerarse como “típicas” de cada organización.
Atributos de los sistemas administrativos:
Un buen sistema administrativoes aquel que está en condiciones de procesar las operaciones de la empresa cumpliendo las siguientes condiciones:
1. Se ejecuten en el momento en que se necesitan.
2. Insuman la menor cantidad de recursos.
3. Se desarrollen dentro de un alto grado de seguridad.
4. Produzcan la información necesaria para que los diversos niveles de la organización puedan actuar frente al curso que tomen loshechos económicos.
El sistema administrativo ideal es aquel que permite un funcionamiento organizad sin intervenciones espectaculares y esporádicas de personas providenciales.
Es común en la mente latina la tendencia a la “negociación” y a la “excepción”. Cuando se pretenden lograr ciertos objetivos y las partes no llegan a un acuerdo, surgen ideas nuevas a partir de las cuales cada parte...