Sistemas Administrativos

La Contabilidad:
Son las anotaciones, cálculos y estados numéricos que se llevan en una organización para registrar y controlar los valores patrimoniales de la organización. Sirve para:
* Proporcionar una imagen numérica de lo que sucede en la vida y en la actividad organizacional.
* Registrar y controlar las transacciones de la organización con exactitud y rapidez.
* Fuentevariada, actualizada y confiable de información para la toma de decisiones.
* Proteger los activos de la organización mediante mecanismos que evidencien en forma automática y oportuna la malversación de fondos o sustracción de activos.
* Explicar y justificar la gestión de los recursos.
* Preparar estados financieros.
El sistema contable en la administración
Es un conjuntoespecífico de procedimientos y métodos aplicables a las transacciones de una organización y relacionados entre sí por una serie de principios generales que le dan la fisonomía de sistema para hacer contabilidad.
Sistema uniforme de contabilidad
Se busca la uniformidad en los sistemas de contabilidad de manera que facilite las comparaciones de resultados y de los estados financieros. No obstante, resultabastante difícil considerando que existen tantos sistemas de contabilidad como actividades, servicios y administradores existan.
La contabilidad, siendo un sistema que permite llevar el control de todas las transacciones de una organización, necesita realizar las siguientes funciones fundamentales:
* Ordenar y archivar la documentación que respalda las operaciones contables.
*Clasificar la información, para determinar en qué parte del balance de aplicarán las operaciones: en activo, en pasivo, en patrimonio, en ingresos o en egresos.
* Registrar las operaciones contables en los libros autorizados, según lo determinan las leyes de cada país.
* Informar sobre los resultados obtenidos en las transacciones de la organización, en un período determinado.
Nomenclatura decuentas
La nomenclatura de cuentas es un catálogo o lista de cuentas, clasificadas de acuerdo con una codificación. Este listado se clasifica según las áreas del balance (activo, pasivo, patrimonio). Se incluyen también las cuentas de gastos y de ingresos.

2 = Pasivo
3 = Patrimonio
4 = Gastos
5 = Ingresos
Activos circulantes o corrientes:
Son aquellos activos que son efectivos oque se pueden convertir fácilmente a efectivo en un plazo no mayor a doce meses. Para efectos de ubicación, en el balance deben aparecer en orden de liquidez de la siguiente forma:
* Caja
* Bancos
* Cuentas por cobrar, e
* Inventarios
Los pasivos son obligaciones que, al igual que los activos tienen una clasificación de acuerdo con el orden de prioridad de pago. Los pasivosdeben clasificarse como: Pasivos circulantes o de corto plazo, pasivos a largo plazo y Otros pasivos.
Pasivos circulantes o a corto plazo:
Son aquellas obligaciones que deben cancelarse en un plazo menor a un año. En el balance, deben ubicarse en el orden de su exigibilidad:
* Obligaciones bancarias
* Cuentas por pagar a proveedores
* Otras cuentas por pagar
* Prestacionessociales por pagar
* Impuestos por pagar
* Asignaciones a proyectos
Patrimonio o Capital:
Constituye la parte que la organización ha acumulado como propio, a través del tiempo, constituyéndose en un capital que será de utilidad en el momento que se presente alguna crisis o falta de financiamiento.
Este fondo se conforma por:
* Resultados positivos o negativos, habidos en unperíodo determinado entre los ingresos y egresos.
* Donaciones recibidas de otros organismos, sea en efectivo, o en especie y
* Las cuotas que los socios hacen efectivas.
Manual de procedimientos contables
El manual de procedimientos contables, determina cómo, cuándo y por qué, aplicar determinada cuenta contable en una transacción de la organización. Este manual es una descripción...