sistemas de archivo


Archivo Geográfico
Consiste en la ordenación de todos los documentos por grupos que corresponden a las zonas geográficas.
Dentro de cada grupo se sigue, entonces, el orden alfabético.
 Ventajas
Ø Permite ordenar la documentación en grandes grupos de acuerdo con las zonas geográficas, lo que hace manejable el archivo muy extenso.
Ø Disminuye la posibilidad de errores
Ø Facilita lalocalización de documentos.
Ø Método sencillo
Ø La documentación queda clasificada por grupos fácilmente identificables, de acuerdo con la población, provincia y comunidad.
Ø No necesita ni índices nifichas complementarias.
Ø Es muy útil para las empresas que disponen de una organización geográfica o por zonas.
Ø Es un método abierto que permite la ampliación.
Ø Puede combinarse con otroscriterios como el numérico o cronológico.
Desventaja
Ø Además del nombre se debe trabajar con un dato extra.
Ø Requiere el uso de un tarjetero de ordenación alfabética.
Ø Como está derivado delalfabético hay que designar la ordenación para los nombres compuestos, y requiere que se deje una marca cuando se toman los documentos.
Ø No resulta adecuado para archivos voluminosos.
 
Proceso
Sialarchivar los documentos, la división geográfica se realiza a partir de país y con auxilio de la sucesión alfanumérica, la disposición de las guías es:
 
a) Guía alfabética.
b) Sub. Guía del estado conmayúscula compacta.
c) Expediente, el nombre de la ciudad, la abreviatura del estado, antecedido de una coma y la denominación de la persona o de la organización.
 
Índice de tarjeta
Nos sirve paralocalizar a los corresponsables sin saber de antemano su área geográfica. Las tarjetas se ordenan alfabéticamente por los nombres de los corresponsales y ellas indican la localización geográfica delos mismos.


Archivo por asunto
Consiste en agrupar la documentación de acuerdo con la materia o asunto a que se refiere, y después ordenar cada uno de estos grupos siguiendo algún criterio....