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QUE ES LA DOCUMENTACIÓN DE SISTEMAS
La documentación de sistemas es el conjunto de información que nos dice qué hacen los sistemas, cómo lo hacen y para quién lo hacen.
La documentación consiste en material que explica las características técnicas y la operación de un sistema. Es esencial para proporcionar entendimiento de un sistema a quien lo vaya a usar para mantenerlo, para permitirauditoria del sistema y para enseñar a los usuarios como interactuar con el sistema y a los operandos como hacerlo funcionar.
TIPOS DE DOCUMENTACIÓN
Existen varios tipos de documentación.
La de programas o sistema: explica la lógica de un programa e incluye descripciones, diagramas de flujo, listados de programas y otros documentos
La de usuarios: en forma general la naturaleza y capacidades delsistema y cómo usarlo.
Muchas organizaciones tienen lo que se conoce como un " programa de documentación", el cual consiste en una política formal cuya documentación se muestra como algo que debe prepararse en forma rutinaria para cada programa de cómputo, archivo y nuevos sistemas.
Otra definición sería la de registro físico, generalmente por escrito que contiene los siguientes elementos:Políticas y normas referentes al desarrollo del sistema, su implantación, operación y mantenimiento.
El diseño del sistema de información administrativo.
Procedimientos para instalar el sistema de información administrativo.
Procedimientos para operar el sistema de información administrativo.
Procedimientos para mantener el sistema de información administrativo.
IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN DESISTEMAS
La importancia de la documentación bien podría ser comparada con la importancia de la existencia de una Póliza de Seguro; mientras todo va bien no existe la precaución de confirmar si nuestra Póliza de Seguros está o no vigente.
La documentación adecuada y completa, de una aplicación que se desea implantar, mantener y actualizar en forma satisfactoria, es esencial en cualquier Sistema deInformación, sin embargo, frecuentemente es la parte a la cual se dedica el menor tiempo y se le presta menos atención.
Siempre se debe documentar un sistema como si estuviera a punto de irse a Siberia el siguiente mes, para nunca volver. Si la documentación del sistema es incompleta el diseñador continuamente estará involucrado y no podrá moverse a otra asignación.


ESTANDARIZACIÓN YNORMALIZACIÓN
Estandarización
Significa que los símbolos convencionales se usan en todos los diagramas de flujo para prescribir el sistema y que en la documentación se usen formas estandarizadas.
Aun cuando las normas de documentación varían de una instalación a otra, es esencial que dentro de una organización, se utilice un solo método. El uso de procedimientos y documentación estandarizadaproporciona la base de una comunicación clara y rápida, adiestramiento menos costoso del personal de sistemas, reducción de costos de almacenamiento, y otros.
Ventajas De La Estandarización
Ayuda al entrenamiento del nuevo personal dentro y fuera de la organización de Sistemas.
Es útil para cualquiera que tenga la responsabilidad del mantenimiento de los sistemas.
Ayuda a los analistas y diseñadoresde sistemas en el trabajo de integración de sistemas.
Asegura que el sistema opere correctamente.
Se utilizan eficientemente los recursos que se dispongan.

Estándares Básicos De Documentación
Toda documentación que se relacione con un sistema, ya sea manual o por computadora, sencillo o complejo debe reunir los siguientes requisitos básicos:
Debe ser rotulada con claridad y bien organizada,con secciones claramente indicadas, almacenarlas en carpetas e índice.
Los diagramas deberán ser claros, no aglomerados y la escritura manuscrita deberá ser legible.
La documentación deberá ser completa.
Se incluirá una leyenda o explicación de los términos utilizados.
La documentación siempre se conserva actualizada.
Normalización
Asegúrese de que los estándares sean completos,...