Sistemas Y Procedimientos Contables

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.- CONTABLE Y ADMINISTRATIVO

1. PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE FACTURAS PROCEDENTES DE SUPLIDORES

Para un adecuado manejo contable y correcto uso fiscal de las facturas de costos y gastos recibidas de los suplidores cada mes; se establece el siguiente procedimiento:



1. Fecha de envío de facturas y/o documentos a la Oficina Diana Dalmasy en Santo Domingo: envista de que a partir de la implementación del decreto que obliga las empresas a remitir mensualmente los comprobantes fiscales que sustentan costos y gastos; se hace necesario que las facturas lleguen a la oficina antes mencionada (remitirse al párrafo IV) a más tardar dentro de los 2 primeros días del mes siguiente a la emisión de las mismas.

Párrafo I: La entrega de facturas ydocumentos en el tiempo mencionado permite también un registro eficiente y oportuno de la contabilidad. Este párrafo alcanza también el envío de nominas y cubicaciones pagadas en cada proyecto en ejecución.

Párrafo II: A los fines del párrafo anterior se hace necesario notificar a los suplidores, que por una razón u otra emiten las facturas con retraso.

Párrafo III: Envío de cheques desdeSanto Domingo hacia Punta Cana.- Al momento de enviar formas de cheques para pagos en Punta Cana, la persona que envía debe elaborar una relación de los números de lo cheques, donde exprese la secuencia enviada, la persona que los recibe y quien los envía y la fecha del envío . Los cheques son enviados con Diana Dalmasy los miércoles. Si al regreso de Diana a Santo Domingo no se han consumido todoslos cheques; ella misma retorna a Santo Domingo las formas no utilizadas.




Todos los cheques deben ser elaborados con la fecha del día de llenado de los mismos.




Párrafo IV: Envió de facturas, cheques y otros documentos desde Punta Cana hacia Santo Domingo.- La persona que envía las facturas y documentos, debe elaborar acuse de recibo con la información de los mismos y lafecha del envío. De esta manera evitamos cualquier extravío y nos indica que se ha enviado y que no.

Los envíos de las facturas y documentos referidos en este párrafo serán efectuados, desde Punta Cana, los miércoles a primera hora de la mañana, y los viernes.

Deberán ser enviados a Santo Domingo, todas aquellas facturas y documentos que sean recibidos y, por tanto, y sinexcepción previamente registrados en la contabilidad antes de las fechas especificadas en el párrafo anterior.

Párrafo V: Reporte de Caja Chica.- Cada persona que maneja un fondo de caja chica debe reportar el reembolso de la misma a más tardar al cierre del último día de cada mes, sin importar el monto que deban reponer; evitando así no reportar gastos a la DGII en el momento que manda la leyfiscal.

Párrafo VI: Gastos no Admitidos.- Los gastos no admitidos a los fines fiscales, son aquellos que no cumplen con la normativa (Valor fiscal). En tal sentido se admitirán costos y gastos informales y/o a consumidor final. Cada persona que compra es responsable de recibir esta factura; por lo que si no se entrega la factura correcta, esta persona cubre el costo correspondiente.Validez de las Facturas y/o documentos:

▪ Facturas: al momento de recibir una factura de manos de un suplidor, es necesario verificar

1) si esta cumple con la condición de: “Factura válida para crédito fiscal” o “Factura que sustenta costos y gastos”. En ningún caso pueden recibir facturas cuya condición sea: “Facturas para consumidor final”, “Factura para regímenesespeciales” y “Comprobante fiscal gubernamental”.

2) Las facturas deben estar a nombre de Diana Dalmasy y Asoc., RNC 101734809.

3) Que las facturas deben estén correctamente codificadas y con el debido soporte: requisiciones, cotizaciones, orden de compras, conduce, etc.

▪ Documentos: Incluye nóminas, cubicaciones, cheques, etc. Los mismos deben estar debidamente...