Sistemas y procedimientos contables

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CODIFICACION DE DATOS

La codificación se puede definir como la asignación de símbolos mediante un plan sistemático, para distinguir ciertos fenómenos y establecer su ordenamiento dentro de una clasificación determinada.
La necesidad de la clasificación surge en la necesidad de registrar, enmascarar, ordenar, identificar, agrupar y clasificar fenómenos y para facilitar su registro ytransmisión.

El objetivo general de un código es el de identificar un fenómeno o elemento o relacionarlo con un grupo determinado, en forma tal que las partidas codificadas puedan ser decodificadas tan eficientemente como sea posible por medio de un índice o guía. El código suministra un sustituto para el nombre o valor normal de la partida codificada, el cual desde el punto de vista de la informaciónconsiste en un conjunto irrelevante de caracteres.

Los sistemas de codificación identifican mediante el uso de símbolos como letras y/o números, elementos de un conjunto o subconjunto y los relaciona a otros elementos del mismo conjunto o subconjunto. El funcionamiento efectivo de un sistema contable sería imposible si todas las transacciones contables no fuesen identificadas y codificadas dealguna forma, por ejemplo, para grabar la referencia de una factura, el contador asigna a un documento una cadena de caracteres de la forma FC-XXXXX con el número de la factura correspondiente y este proceso se realiza para cada documento, sean giros, notas de débito, notas de crédito u otros documentos; se asigna una numeración correlativa a los documentos para controlar su uso, evitar su pérdida,facilitar su búsqueda, declarar cualquier pérdida, extravío o mal uso. En todo momento, se debe tener presente que un computador únicamente puede identificar y operar los datos si éstos han sido previamente almacenados bajo un esquema lógico de organización. Los factores a considerar para la selección de un determinado método de codificación son: el sistema elegido debe cumplir con losrequerimientos de procesamiento de información y en segundo término, prever silos códigos serán procesados manualmente o a través de un computador.

CARACTERISTICAS BASICAS DE UN SISTEMA DE CODIFICACION

Todo sistema de codificación debe poseer una serie de características mínimas, a fin de que sea adoptado como método de procesamiento para la información. Dentro de esas características podemosencontrar:

✓ Precisión del Código
Significa que un sistema de codificación debe aceptar una sola codificación correcta para cada elemento de un conjunto. Por ejemplo: a cada persona que abra una cuenta corriente en un banco, debe asignársele un solo código , y éste debe ser único para esa cuenta, por lo que no podrá ser utilizado en otra cuenta que abra el mismo cliente, o para otrocliente.

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✓ Flexibilidad

Significa que la estructura del código debe aceptar más elementos en caso de que se necesite agregarlos. Uno de los problemas más comunes que se presentan en los códigos contables, es la falta de flexibilidad de los códigos asignados, al no tomar en cuenta las operaciones futuras de la empresa. Tomando el ejemplo de un código contable tenemos dossituaciones:

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✓ Conciso

Un código conciso establece que no se deben adicionar códigos que no tengan relevancia al momento de identificar un elemento dado, es decir, cada elemento del código debe ser identificado claramente y que no se preste a confusión.

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✓ Significativo

Este código debe identificar tipo diferencial de los elementos queestán codificando. De esta forma, se podrán distinguir o identificar por el código, la transacción que se está procesando.

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✓ Operabilidad

La Operabilidad en un sistema de codificación significa que los códigos definidos pueden ser manejados fácilmente por un sistema mecanizado de cómputo. Debe tomarse en cuenta que una computadora entiende principalmente códigos...
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