Sixto Baez

DEPARTAMENTO DE RESERVACIONES
1 INTRODUCCIÓN
El número de personas que integran este departamento está en función de la capacidad del hotel y de la cantidad de reservaciones que se reciban diariamente.
En algunos hoteles, la secretaria del gerente de división de cuartos o la misma secretaria del gerente pueden realizar el control de las habitaciones.
Cuando se reciba una reservación fueradel horario de la oficina de reservaciones, se tomará en recepción; por esta razón, el departamento de reservaciones debe informar a recepción cuáles son las fechas cerradas (aquellas durante las cuales no se admiten reservaciones pues el hotel está completamente ocupado).
Las personas encargadas de recibir las reservaciones deben estar bien capacitadas, no solamente en el dominio de algún otroidioma extranjero; además deben tener una buena aptitud para las ventas ya que, cuando un huésped solicita la reservación de una habitación, gracias a la sugerencia del empleado puede optar por una suite.
3 MATERIAL DE TRABAJO
En términos generales, para realizar un montaje adecuado de la oficina de reservaciones se requieren: escritorios, sillas, archiveros, cestos de basura, máquinas deescribir, télex, telefax, teléfono, computadora con servicio de Internet y correo electrónico, impresoras, engrapadora, cinta adhesiva, clips, broches, perforadora de papel, fechador, fechador del hotel; sellos de: confirmado, recibido, cancelado, comisión retenida; hojas, carpetas, papel carbón, guías alfabéticas de archivo. Diccionarios: inglés-español y francés-español.
5 REPORTE NOCTURNO DE RECEPCIÓNAL DEPARTAMENTO DE RESERVACIONES
Para lograr un control efectivo de las reservaciones, diariamente el departamento de recepción debe mantener informado al departamento de reservaciones acerca de los siguientes aspectos:

a) Entradas sin reservación.
b) Salidas anticipadas.
c) Salidas pendientes.
d) Reservaciones cuyos titulares no se presentaron (con y sin depósito).
e) Cuartos de uso decasa del personal ejecutivo del hotel.
f) Cuartos bloqueados con motivo de reparación.
Este reporte lo elabora el recepcionista nocturno y se entrega al departamento de reservaciones para actualizar la información de la computadora, en el caso de utilizarse un sistema manual, en la hoja de control. Existen algunos programas para computadora que consideran, en los conteos, los aspectos antesmencionados, sin necesidad de que el personal de reservaciones actualice la información diariamente.
6 FORMAS IMPRESAS
Las formas impresas que se utilizan con más frecuencia son:
a) Confirmación de habitación.
b) Cambio de reservación.
c) Reservación cancelada.
d) Solicitud de extensión.
e) Recibo de depósito.
J) Relación diaria de depósitos recibidos.
g) Solicitud de reembolsos.
h) Controlde reembolsos.
i) Pronóstico semanal de ocupación.
j) Pronóstico mensual de ocupación.
k) Reporte de fechas abiertas y cerradas.
I) Reporte de asistencia de personal.
m) Pago de comisiones.
n) Notificación de paquetes.
7 TIPOS DE HABITACIÓN
Estudio (S) Habitación con un sofá cama de 1 m de ancho por1.90 m de largo
Doble (D) Tiene una cama de 1.36 m de ancho por 1.90 m de largo.Doble- Doble (DD) Tiene 2 camas dobles en la misma habitación.
Twin (T) Tiene dos camas de 1 m de ancho por 1.90 m de largo cada una.
Triple (TX) Tiene 3 camas de 1 m de ancho por 1.90 m de largo.
Queen (Q) Tiene una cama de 1.50 m de ancho por 1.90 m de largo
King (K) Tiene una cama de 2 m de ancho por 1.90 m de largo.
Hollywood (H) Tiene 2 camas de 1 m de ancho por 1.90 m de largo, pero sepuede unir o separar para formar Twin o King.
Júnior Suite (HS) Habitación que cuenta con una sala; generalmente El tamaño de la habitación es más grande que los cuartos normales y puede tener diferentes tipos de camas (D, T, K, etcétera).
Suite (ST) Habitación que cuenta con una sala adjunta; también se puede tratar de una suite con una sala y 2 o 3 recámaras.
Suite Presidencial (ST-P) Es la...