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La Gestión de los documentos resultantes de la actuación de las Administraciones es una necesidad que se ha Mantenido constante a lo largo de la Historia hasta la actualidad, al ser éstos el soportede la información producida y utilizada por las Administraciones. Su importancia se deriva del hecho de que la seguridad jurídica no sólo de las administraciones sino también de los ciudadanos se basaen la información contenida en los documentos administrativos. Si la adecuada gestión de los documentos es una necesidad en cualquier organización, en una administración como la nuestra, basada en latradición garantista, y en la que la producción documental se duplica cada tres o cinco años, la gestión de la masa de documentos producidos se convierte en un problema acuciante que necesita de unasolución.

La administración documental está destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivos conel propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida; además la acumulación ordenada de documentos que se crearon en el curso de sus actividades por unainstitución o por un individuo son preservados para la realización de sus propósitos culturales.
Durante siglos la gestión documental en las organizaciones fue dominio exclusivo de administradores,archivadores y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en   que se guardan los documentos de papel los ficheros o cardesque permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información   mediante sistemas de codificación y clasificación. Así mismo fue como se hizo uso de lastecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración pública y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparición de los procesadores.

1. Se entiende por gestión...