Solicitud de pedidos

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Proyecto de Mejora para la Ficha para la Solicitud de Compras y Contrataciones

Roberto Salas Letelier

Estado del Arte

La ficha actual es una aplicación que muestra campos de texto con información que sirve para una etapa muy acotada del proceso de compra, vale decir no considera todos los tipos de compras contempladas en la ley 19.886

No está asociada a una base de datos que permitaconsultas para dimensionar la gestión de abastecimiento o sobre datos relevantes para la construcción de informes.

La idea de la eliminación de la ficha deja al Subdepartamento de Compras fuera del proceso de informatización de Direcon, con el inconveniente, a corto plazo, de tener que depender de la información proporcionada por sistemas hechos con propósitos distintos a nuestro quehacerTambién nos quita la posibilidad de usar la tecnología para eficientar nuestros procesos y poseer una fuente de datos propia sobre la cual requerir información procesada.

Otro aspecto es que Direcon posee otros sistemas con información asociada a los procesos de compra y nuestra ficha de compras no “conversa” con ninguno de ellos.

Por último los procesos de compra llevados sobre un sistematiene las siguientes ventajas:

Disminuye la posibilidad de errores

Aumenta considerablemente la posibilidad de controles eficientes

Permite que la visualización de las etapas del proceso por parte de cualquier involucrado disminuya la tensión provocada por la incertidumbre y al mismo tiempo permite la programación del trabajo que se requiera en alguna de estas etapas.Propuesta, ¿Ficha o Sistema?

La propuesta es mejorar nuestra actual ficha y cambiar a un Sistema que permita:

Seguimiento del proceso por parte de todos los usuarios

Controlar las etapas críticas de un proceso de compras

La acumulación de datos para construcción de reportes.

Rescatar fácilmente información relevante para la gestión deabastecimiento y procesos ISO y PMG

Que el solicitante pueda usar el sistema intuitivamente y entregarle información relevante para la compra.

Que se integre con otros sistemas para evitar redigitación y mejore los procesos de compra y otros procesos como el pago y el gasto.

Sistema de Compras integrado a otros sistemas de Direcon

Los sistemas integrados son una realidad enel mundo informático de hoy por que la construcción de sistemas para diferentes usos dentro de una organización necesariamente contiene información y datos que se cruzan y repiten. En la estandarización de estos datos e información común esta la posibilidad de que los sistemas entreguen información relevante para la toma de decisiones. A continuación un esquema que refleja esta idea para el Sistemade Compras.

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Estructurar el sistema de modo que permita uso intuitivo del solicitante

Un sistema que permite un uso intuitivo facilita el proceso a los que desconocen aspectos legales o técnicos involucrados en los procesos de compra. A continuación algunos aspectos relevantes:

El Detalle del Bien o Servicio puede ser dividido de modo de inducir al solicitante a indicar lainformación necesaria y relevante.

Colocar campos que permitan al usuario ir definiendo aspectos relacionados con la ley de compras como:

Seleccionar menor a 3 UTM, menor a 10 UTM, Convenio Marco, mayor a UTM 1000

Esta selección debe permitir accesar a vistas con distintos requisitos

Establecer campos que permitan ir definiendo la compra en el sentido de sunaturaleza:

Descripción del proyecto o actividad en la que se enmarca

Listado simple o compra de características especiales

Definición de características imprescindibles

Sobre estas se arman los criterios de evaluación

Criterios de Evaluación

Este es el aspecto crítico de la relación entre Compras, el solicitante y la ley de Compras Públicas, por lo que el...
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