Solu Guia 7
Páginas: 27 (6613 palabras)
Publicado: 18 de marzo de 2015
Regional Distrito Capital
Centro de Gestión Administrativa
GUÍA DE APRENDIZAJE No. 007
Presentado a: Rubén Darío Yaima.
Instructor
Presentado por: Sonia Milena Ramos Oyola.
Grupo: 63929
Ficha: 749623
Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA
Centro de Gestión Administrativa
Marzo, 2015.
Bogotá, D.C.
1. Las empresas y/o instituciones buscan mejorarsus procesos técnicos de organización documental para lo cual deben determinar los depósitos, muebles, equipos y unidades de conservación de acuerdo con las normas y legislación vigente, investigue
Cuáles son las normas, políticas y legislación que se deben de tener en cuenta para construir los depósitos de archivo (ver libro depósitos de archivo del AGN)
Los espacios destinados a actividadesde archivo deben cumplir requisitos específicos que permitan estabilidad de condiciones ambientales de humidad relativa y temperatura dentro de los depósitos, acordes con las características de los documentos. Así mismo deben atender aspectos relacionados con la estructura de los edificios, su capacidad de carga, sistemas de ventilación, acabados arquitectónicos, condiciones de iluminación,seguridad, prevención de desastres y mantenimiento, entre otros.
Se tendrán en cuenta los siguientes principios:
Principio de independencia
Las características de este principio ponen de realce la importancia de quien se hace cargo del archivo. En la medida en que se centralice el manejo de la documentación, crece la importancia y la responsabilidad del archivo. Es necesario que la responsabilidadde su manejo recaiga en una sola persona o dependencia. Asegurando el control, la integridad y la seguridad de la documentación que se custodia.
Principio de amplitud
El acervo documental de una organización tiene como constante su continuo crecimiento. Se debe proyectar un Depósito lo suficientemente amplio, no sólo para custodiar la documentación que ya se tiene al momento de la instalación delnuevo archivo, sino además con una capacidad de Recepción para 20 o 25 años. La adecuada planificación en la edificación de un archivo, evitará improvisar depósitos adicionales y traslados de documentos que implican riesgo para la integridad de los archivos.
Principio de seguridad
La seguridad para los archivos es un factor de "conservación preventiva". Por ella se entiende también no sólo lorelativo a su accesibilidad para evitar adulteraciones o robos sino también, la seguridad física de la documentación. Un depósito de archivo seguro es aquel que está ubicado en el lugar más óptimo para la conservación de su masa documental: un sitio exclusivo, aislado de la acción de agentes físico-químicos.
La seguridad del depósito en gran medida depende de la calidad de su diseño yconstrucción, del prudente manejo y mantenimiento de instalaciones eléctricas e hidráulicas y de la señalización y avisos de prevención. Al establecer normas de acceso, se asegura aún más su integridad y conservación. Entre más se pueda evitar situaciones riesgosas para el archivo, mejores serán las condiciones de seguridad y conservación.
Principio de funcionalidad
No se debe olvidar que un depósito, antesque servir como custodio de documentos y prestar un servicio, cumple la función administrativa de conservar la Memoria Institucional. La ubicación funcional de un archivo permite el fácil acceso de sus usuarios, evitando largos y dispendiosos desplazamientos. Este principio también tiene relación directa con la óptima distribución y aprovechamiento de los espacios físicos para las áreas técnicas,de depósitos, administrativas y de servicio del archivo. Por lo tanto el lugar de archivo es funcional en la medida en que se puedan aplicar los principios administrativos de la Eficiencia, la Eficacia, la Economía y la Equidad.
Legislación
ACUERDO 037 DE 2002: “ Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito,...
Regional Distrito Capital
Centro de Gestión Administrativa
GUÍA DE APRENDIZAJE No. 007
Presentado a: Rubén Darío Yaima.
Instructor
Presentado por: Sonia Milena Ramos Oyola.
Grupo: 63929
Ficha: 749623
Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA
Centro de Gestión Administrativa
Marzo, 2015.
Bogotá, D.C.
1. Las empresas y/o instituciones buscan mejorarsus procesos técnicos de organización documental para lo cual deben determinar los depósitos, muebles, equipos y unidades de conservación de acuerdo con las normas y legislación vigente, investigue
Cuáles son las normas, políticas y legislación que se deben de tener en cuenta para construir los depósitos de archivo (ver libro depósitos de archivo del AGN)
Los espacios destinados a actividadesde archivo deben cumplir requisitos específicos que permitan estabilidad de condiciones ambientales de humidad relativa y temperatura dentro de los depósitos, acordes con las características de los documentos. Así mismo deben atender aspectos relacionados con la estructura de los edificios, su capacidad de carga, sistemas de ventilación, acabados arquitectónicos, condiciones de iluminación,seguridad, prevención de desastres y mantenimiento, entre otros.
Se tendrán en cuenta los siguientes principios:
Principio de independencia
Las características de este principio ponen de realce la importancia de quien se hace cargo del archivo. En la medida en que se centralice el manejo de la documentación, crece la importancia y la responsabilidad del archivo. Es necesario que la responsabilidadde su manejo recaiga en una sola persona o dependencia. Asegurando el control, la integridad y la seguridad de la documentación que se custodia.
Principio de amplitud
El acervo documental de una organización tiene como constante su continuo crecimiento. Se debe proyectar un Depósito lo suficientemente amplio, no sólo para custodiar la documentación que ya se tiene al momento de la instalación delnuevo archivo, sino además con una capacidad de Recepción para 20 o 25 años. La adecuada planificación en la edificación de un archivo, evitará improvisar depósitos adicionales y traslados de documentos que implican riesgo para la integridad de los archivos.
Principio de seguridad
La seguridad para los archivos es un factor de "conservación preventiva". Por ella se entiende también no sólo lorelativo a su accesibilidad para evitar adulteraciones o robos sino también, la seguridad física de la documentación. Un depósito de archivo seguro es aquel que está ubicado en el lugar más óptimo para la conservación de su masa documental: un sitio exclusivo, aislado de la acción de agentes físico-químicos.
La seguridad del depósito en gran medida depende de la calidad de su diseño yconstrucción, del prudente manejo y mantenimiento de instalaciones eléctricas e hidráulicas y de la señalización y avisos de prevención. Al establecer normas de acceso, se asegura aún más su integridad y conservación. Entre más se pueda evitar situaciones riesgosas para el archivo, mejores serán las condiciones de seguridad y conservación.
Principio de funcionalidad
No se debe olvidar que un depósito, antesque servir como custodio de documentos y prestar un servicio, cumple la función administrativa de conservar la Memoria Institucional. La ubicación funcional de un archivo permite el fácil acceso de sus usuarios, evitando largos y dispendiosos desplazamientos. Este principio también tiene relación directa con la óptima distribución y aprovechamiento de los espacios físicos para las áreas técnicas,de depósitos, administrativas y de servicio del archivo. Por lo tanto el lugar de archivo es funcional en la medida en que se puedan aplicar los principios administrativos de la Eficiencia, la Eficacia, la Economía y la Equidad.
Legislación
ACUERDO 037 DE 2002: “ Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito,...
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