SOLUCI N GUIA 1

ACTIVIDADES GUIA 1.

1. Indague en el acuerdo 060 de 2001, la diferencia entre correspondencia y comunicaciones oficiales



COMUNICACIONES OFICIALES:

CORRESPONDENCIA.


Son comunicacionesrecibidas o producidas de acuerdo a las funciones asignadas según el medio utilizado en una entidad
Para radicar las comunicaciones oficiales asignan un número consecutivo colocando la hora y fecha derecibido o enviado oficializando los tramites cumpliendo los términos de vencimiento que establece la ley.
En el control de las comunicaciones elaboran planillas formatos y controles manuales osistematizados certificando la recepción de los documentos-
Cuando una comunicación es recibida debe ser revisada en todos sus aspectos si es competente de la entidad se le da radicación.
Al enviar unacomunicación se elabora una original y máximo dos copias si hay mas destinatarios se elaboran copias adicionales.
En el envió de los documentos por fax se debe tener en cuenta la información que que tiene laserie.
Si la entidad dispone de internet y servicios de correo electrónico, reglamentaran su utilización y asignaran responsabilidades, de acuerdo a las cuentas habilitadas. La unidad decorrespondencia llevara el control.


Son comunicaciones que llegan a entidades de carácter privado de forma personal citando o no el cargo del funcionario. De manera que no generen trámites para lasinstituciones.
Cada entidad elabora una estructura de acuerdo a la gestión de la correspondencia centralizando y normalizando la documentación; llevando a cabo el proceso de archivo de gestión, central, ehistórico.
Dependiendo del número de sedes que haya en una regional ellos determinan como llevar la correspondencia. en forma independiente en cada sede o siendo centralizada.
Deben contar con personalcapacitado y tener los medios necesarios para que realicen sus funciones oportunamente, facilitando la atención de los ciudadanos




2. Compare los procedimientos, procesos y normatividad (Acuerdo...