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SISTEMA ALFABETICO

La ordenación alfabética de los documentos y expedientes es la base del sistema alfabético, que es el más utilizado tanto en oficinas grandes y pequeñas como en el hogar. El usoadecuado de este sistema ya sea dentro de la gaveta o en un directorio de la computadora, es fundamental para la localización rápida de los documentos. Aun cuando es un sistema muy conocido, esimportante seguir el procedimiento para archivar correctamente.
El archivo alfabético es popular por tres razones principales:
1. Está basado en una secuencia con la cual todos estamos familiarizados, elalfabeto.
2. Es directo, lo que significa que los documentos pueden ser archivados y localizados inmediatamente sin consultar primero archivos auxiliares.
3. Es flexible para sistemas grandes opequeños , porque se pueden crear cualquier número de divisiones







ORGANIZACION
Todos los archivos de correspondencia alfabéticos están organizados básicamente en la mismaforma y la maños parte tienen estos elementos comunes.

1. GUIA PRINCIPAL
2. GUIA SECUNDARIA O AUXILIAR
3. GUIA ESPECIAL AUXILIAR
4. EXPEDIENTE INDIVIDUAL
5. EXPEDIENTE MISCELANEOGUIAS PRINCIPALES
Son aquellas que dividen el archivo en secciones alfabéticas importantes .Estas guías se encuentran al comienzo de las secciones. Si un archivo es pequeño, podría estar divididosolamente de acuerdo con el abecedario. La guía principal “A” indica que todos los expedientes colocados en ella se refieren a corresponsales cuyos nombres empiezan con “A”
Las pestañas para estaguía se encuentran generalmente en el extremo izquierdo, también pueden estar colocadas de izquierda a derecha.
Cada guía debe tener por lo menos cinco expedientes pero no más de 20 tras ella cuandohay demasiados se pierden las ventajas de una rápida localización y adecuado sostén de los expedientes.










GUIAS SECUNDARIAS O AUXILIARES

Estas sirven para auxiliar a la guía...