Sun Tzsu

20 CONSEJOS PARA EL ÉXITO EN LA MEJORA DE PROCESOS, según el Sun Tzu

Adaptación a los Proyectos de Mejora de Procesos por A. Jorge Ayala Romero del Órgano Interno de Control en PEP, a partir de un esfuerzo de recopilación y adaptación del Ing. Rafael Martinez Rojano de la Coordinación de Servicios Marinos, basado en el Arte de la Guerra de Sun Tzu

Estos “consejos” son en realidadPrincipios Estratégicos, que existen a partir de la experiencia que el hombre ha tenido a lo largo de miles de años de historia y de decenas de miles de conflictos en los que se ha involucrado y con los que ha tenido que interactuar y que se pueden aplicar a su vez a la planeación, desarrollo, diseño, implantación, evaluación, seguimiento y cierre de los proyectos de mejora de procesos quedesarrolla el Órgano Interno de Control en Pemex Exploración y Producción y en cualquier proyecto de mejora de cualquier institución o empresa:

1.-Estime Condiciones: La dinámica y la intensidad del Conflicto en el Mercado y la urgencia de la operación y la obtención de resultados rápidos en una organización como es PEMEX, no permite, en todos los casos, hacer evaluaciones minuciosas. Entre losesfuerzos de un cálculo preciso la Estrategia puede perder mucha ventaja y oportunidad, el Conflicto no siempre presenta márgenes de tiempo que cooperen con la precisión, por ello se hace necesaria la participación del STRATEGOS y de sus esfuerzos de estimación, con objeto de contar con las mejores posibilidades de que un proyecto pueda tener resultados realmente útiles, como son en el caso de ladefinición de un proyecto de mejora de procesos: existencia de una real necesidad de mejora; el apoyo que se pueda tener de los titulares de las áreas y del personal técnico operativo que desarrolla el proyecto; la existencia de elementos que puedan participar y apoyar el proyecto; la factibilidad de su resolución o sea si está en nuestra mano aplicar soluciones; la disponibilidad de los recursosnecesarios (presupuesto, tecnología, personal, tiempo, conocimientos y experiencia, etc.).

2.-Compare Atributos (puntos competitivos fuertes y débiles): Para la guerra, la comparación con el competidor permite establecer un “estado de las cosas” que es indispensable conocer. De las conclusiones que otorgue esta mecánica comparativa emergen las primeras pautas de acción. En el caso de los proyectosde mejora de procesos, este punto no es más que el análisis FODA, o sea el conocer nuestras fuerzas, debilidades, oportunidades y amenazas, que desarrollado junto con los expertos de las áreas dueñas de los procesos, es la base de un diagnóstico objetivo y completo, que nos permitirá identificar las áreas de oportunidad existentes en el proceso específico.

3.-La Estrategia condiciona laAsignación de Recursos: Recuerde siempre lo siguiente: La Organización debe asignar los recursos en función de las necesidades que plantee la Estrategia. Si por el contrario la Estrategia se determina en función de la existencia de recursos, la Organización se encuentra en una clara desventaja competitiva. En el diseño de acciones de mejora, primero se debe plantear la solución propuesta y despuésbuscar la asignación de los recursos que cuando la propuesta es factible, por lo general los recursos son obtenidos de variadas formas. Solo en los casos de soluciones muy costosas con resultados inseguros, se debe buscar otra estrategia más factible.

4.-Convertir el Tiempo en aliado: La forma de convertir el tiempo en un aliado se encuentra para el STRATEGOS entre los dos extremos involucrados:hacer que las acciones propias se desenvuelvan en el menor tiempo posible y conseguir que las acciones del adversario se prolonguen en el tiempo sin alcanzar resultados. En ambas situaciones el tiempo se convierte en un aliado precioso. Este principio estratégico en los proyectos de mejora se aplica en la necesidad de obtener resultados en el menor tiempo posible, antes de perder el valor de la...