Técnicas de Archivo

Sistema de
Archivo

Licda. Idarlen Nieves

Definición de Archivo
• Conjunto de documentos
producidos o recibidos por
una persona física o
jurídica en el ejercicio de
sus actividades.
• El edificio olocal donde se
custodia dicho fondo.
• La institución o servicio
responsable de la custodia
y tratamiento archivístico
del fondo.

Personal Encargado del
Archivo
Oficinista:
Persona con capacidadde
realizar trabajo de oficina y
cuya función es la de
archivar,
redactar,
y
transcribir documentos.

Importancia del Sistema de
Archivo
• Reúne en forma ordenada
todos los documentos del
negocio.
•Guarda
de
manera
ordenada
facturas
y
documentos mercantiles de
la empresa.
• Permite ubicar con facilidad
y rapidez los documentos
en un momento dado.

Función de los Archivos


Proveer de una maneraeconómica, un
servicio a todas las dependencias de la
empresa.



Constituir un centro de información y
documentación a disposición de la empresa y
de quienes la requieran en un momento dado.



Serun instrumento de control.



Asegurar la conservación y preservación de
los documentos que este contiene, sean estos
activos o inactivos.



Asegurar la clasificación oportuna de la
documentaciónbajo criterios de prioridad,
utilidad, economía, rapidez y seguridad.

Etapas del Archivo
• Inspección: Comprobar el origen del
documento y verificar su legalidad
y constancia de revisión por partede las persona encargada.
• Clasificación: Proceso a través del
cual se determinar el tipo de
documento para su ubicación en el
archivo.
• Codificación: Se refiere al nombre
del encabezamiento que sele
coloca al documentos, de manera
de agrupar aquellos que sean de
igual procedencia y asunto, en un
sitio específico del archivo.

• Distribución: Proceso a través del
cual se ordenan los documentosalfabéticamente
o
cronológicamente.

• Archivo: Consiste en la colocación
de los documentos en el archivo,
generalmente la correspondencia
se guarda en carpetas de
archivos.

Tipos de Archivos
•...