Tecnico en archivos

Funciones Archivisticas: Es el conjunto de procesos y procedimientos necesarios para adelantar la gestión de los documentos, su archivo y el manejo de la correspondencia, en cada una de las entidades y sus dependencias, que comprende desde la elaboración del documento hasta su disposición final.

Son funciones muy amplias que no se limitan a la materialidad de la recogida y el almacenamiento,sino que exigen un control y canalización de la producción documental, una conservación no solo física sino que mira a la perdurabilidad y el servicio que con llevara a la difusión, orientación, ofrecimiento de datos concretos, facilidad de acceso y consulta.

Los procesos que abarcan estas funciones archivisticas son las siguientes:

Producción: Generación de los documentos con base a lasfunciones asignadas.

Es una de las fases mas importantes en un sistema de gestión documental, ya que en la se define en gran medida el tratamiento y destino que se le debe dar al documento. Puesto que de acuerdo con sus características se puede definir cuando utilizarlos y el tipo de documento a elaborar según la actividad administrativas que debe registrar. En esta fase se deben establecerlineamiento conforme a las normas técnicas sobre documentación comercial.
Que el Congreso de la República, expidió la Ley 594 de 2000, denominada LEY GENERAL DE ARCHIVOS, que contiene las pautas generales sobre la forma y procedimientos para la organización y planeación de archivos al interior de las Entidades del Estado en todos sus órdenes y niveles.

Que el artículo 19 del Acuerdo 07 de 1.998 de laJunta Directiva del Archivo General de la Nación, prevé la creación de Comités de Archivo en las entidades del Estado.

Que es necesario crear y reglamentar al interior del Hospital el Comité de Archivo para que establezca los procedimientos, planes y proyectos tendientes a la organización, unificación y manejo del archivo de conformidad con las disposiciones contenidas en la Ley General deArchivos.

Que la Ley 594 de 2000 define el Archivo como el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un procesos natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentesde la historia.

Que la misma establece que la función archivística comprende un conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que va desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

Que la gestión documental es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de ladocumentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Que por lo anterior, se concluye que la función archivística es función administrativa, que debe ser realizada por los servidores públicos en los términos y condiciones establecidas en la Ley General de Archivos.

Que en consecuencia,RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO. CREACIÓN: Crear el Comité de Archivo como un cuerpo colegiado que hará parte integral de la estructura orgánica del Hospital.

ARTÍCULO SEGUNDO. OBJETO: El Comité de archivo tendrá como objeto principal dar cumplimiento a la Ley General de Archivos, en cuanto a la organización, conservación, uso y manejo de los documentos como parte esencial del archivo de la Entidad.ARTÍCULO TERCERO. CONFORMACIÓN: El Comité de Archivo del Hospital, estará conformado por los siguientes funcionarios:

1. El Jefe de la División Administrativa o su Delegado, quién lo presidirá.

2. El Jefe de la Oficina Jurídica

3. el Jefe de la Oficina de Gestión Pública y autocontrol

4. La Coordinadora de Recursos Físicos

5. El Director de Centro que designe el Gerente del...