Archivo tecnico

PROPUESTA DE ARCHIVO TÉCNICO

Introducción:

Tomando como base el mandato de la contraloría general de la republica que las instituciones estatales deben de tener en resguardo al menos 10 años de archivos. Se ha creado esta propuesta de realizar un archivo técnico de los diferentes departamentos de este plantel.

También es como por ende la falta de orden que hay en los archivos de estosdepartamentos, el deterioro de estos mismos y también llevar un control de ellos para facilitar esta información cuando sea solicitada tanto a nivel interno como auditoría interna y externa. Esta información debe de clasificarse por años, por proyectos de inversión y proyectos de mantenimiento.

Por este tipo de razones hacemos la siguiente propuesta:

* Crear una oficina que preste lascondiciones adecuadas para el mejoramiento de accesibilidad de esta información y seguridad de mantener todos los archivos en orden alfabético por fechas establecidas de los proyectos de cada departamento de este plantel para poder tener unas mejor respuestas a los diferentes tipos de auditorías que se puedan realizar.

* Determinar a una persona en específico que pueda llevar un control,reseccionar, archivar y dar una rápida respuesta a los documentos requeridos o necesarios en ese momento, esta persona tiene que tener como mínimo unos 2 años d experiencia en este tipo de trabajo, confiable y que sea celosa con este tipo de información.

* Crear un archivo sistematizado de todos los documentos de los departamentos para tener un refuerzo y también para tener una mayor rapidez enla búsqueda de estos archivos que estén ordenados por fechas, por orden alfabético y proyecto d cada departamento.

Misión de nuestro archivo técnico:

Crear una oficina específica para el mantenimiento de los archivos técnicos de todos los departamentos de este plantel para mantener organizado, asegurado, y con una mayor accesibilidad en el momento que este se necesite y cumplir con elmandato de la contraloría general de la republica.

Visión de nuestro Archivo técnico:

Cumplir con los mandatos de la controlaría general de la republica y tener un archivo técnico mejorado que cumpla con todos los requisitos para una mejor eficacia al momento que sea requerida para una auditoría externa o interna.

Objetivos Generales:

Agrandar la estructura de nuestro archivo técnico crearnuevos archivadores y mantener nuestra información de los diferentes proyectos de cada departamento, para poder lograr una mayor facilidad de recopilación de datos anteriores.

Objetivos Específicos:

Mantener los archivadores con una mayor presentación, seguridad y orden para los momentos de auditoría externa o interna sea mayor la facilidad de darle una rápida respuesta. E implementar unarchivo sistemático para una mayor facilidad de los datos de interés.

Marco teórico:

Nuestra propuesta para crear este nuevo archivo técnico es la siguiente que tiene como cambios y mejoras en su estructura y sus archivadores de una manera para ubicar toda nuestra información ya que en la actualidad no tiene las condiciones requeridas para un mayor desempeño.

En nuestro aspecto físicoproponemos una estructura superficial de 10 metros de ancho y 12 metros de largo y una altura de 8 metros para que nuestros archivadores tengan la capacidad de una buena ubicación dentro de estas instalaciones que se les estará creando.

Que dentro de esa estructura las separaciones que lleven sea de plywood de 4x8x1/2, que el ancho que lleve sea de 4 metros de ancho y 4 de largo. NeArchivadores que se proponen para esta modificación y mejora de nuestro archivo técnico son los siguientes:

Archivador de 4 gavetas estándar para la organización de información más segura y ordenada, con esto se contaría con una mayor presentación y rapidez de búsqueda de información requerida.





Rotulo del archivo
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