Tabla de retencion documental

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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

ARCHIVO

INFORME FINAL

La legislación archivistica es tan esencial a los archivos que su propia existencia y el papel social que cumplen dentro de un Estado de Derecho dependen de la normatividad que regule su labor. El ordenamiento jurídico en los centros documentales ha estado estrechamente ligado a la las estructuras políticas y administrativas del estadodesde sus propios orígenes que se confunden con el surgimiento de la sociedad política, mas exactamente a partir de la noción de los archivos públicos de donde deviene el concepto del mismo poder publico. Lo anterior son apartes expresados por el doctor JORGE PALACIOS PRECIADO en la presentación del Reglamento General de Archivos.

E l Archivo General de la Nación expresa en su reglamento que“Archivo es uno a mas conjunto de documentos sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución publica o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden para servir como testimonio o información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuente de historia”.

Con elpropósito de dar cumplimiento a las disposiciones legales vigentes en lo referente al manejo documental, se tuvieron en cuenta las siguientes disposiciones normativas:

1. La Ley 80 del 22 de diciembre de 1989, “por la cual se crea el Archivo General de la Nación” y acatando lo anunciado en su articulo segundo, numeral b donde estipula que una de las funciones del Archivo General es “Fijarpolíticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva”

2. El acuerdo No 7 del 29 de Junio de 1994, “Por el cual se adopta y se expide el reglamento general de Archivos”.

3. El acuerdo No 9 de octubre 18 de 1995, “Por el cual sereglamenta la presentación de las tablas de retención documental al Archivo General de la Nación, ordenadas por el Decreto No 1382 del 18 de agosto de 1995”.

4. El Acuerdo No 12 de Octubre 18 de 1995 “Por el cual se modifica el Reglamento General de Archivos en lo que se compete al Comité de Archivos, que debe operar como un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticasy programas de trabajo de cada uno de los archivos goburnamentales”

El Hospital Nivel 1 Puerto Rico Empresa Social del Estado comenzó la elaboración de las Tablas de Retención Documental acorde con las políticas y normas trazadas por el Archivo General de la Nación. Se espera que se constituyan en una herramienta de trabajo para el manejo documental y archivistito del Hospital.

METODOLOGIABasados en los objetivos de las etapas que se tuvieron en cuenta para la elaboración de las Tablas de Retención Documental, según la ley 594 de 2000 se desarrollo la siguiente metodología:

Conocedores de la obligatoriedad de la ley, se procedió a elaborar una reunión entre el personal de la institución, en donde se explica lo urgente y lo necesario que es realizar el proceder a cumplirmetas para lograr contar con este elemento de trabajo.

PRIMERA ETAPA

Primera Fase

INVESTIGACI' N SOBRE LA INSTITUCI' N Y SUS FUENTES DOCUMENTALES

Compilación de la información institucional

Se estableció el origen del Municipio como Ente territorial, para luego establecer la creación del Hospital como un ente descentralizado del Municipio y a partir de allí, verificar los estatutos quelo rigen, así como el manual de Funciones de cada empleo. Analizando estas funciones, por oficinas se establece el cumplimiento de las mismas y las tareas allí realizadas.

SEGUNDA FASE

LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACION DOCUMENTAL

• Inventarios de los archivos de gestión de las dependencias.

Se realizo un muestreo total del inventario documental que reposa en cada uno de los archivos...
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