tablas de retención documental

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) Es un listado codificado de series, subseries y tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de una entidad, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia (de riguroso cumplimiento) en cada fase de archivo. Son un instrumento que facilita la organización y la conservación de los documentosgenerados, recibidos y tramitados por el Instituto, a través de criterios técnicos. La TRD es el instrumento archivístico que permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central e histórico. Busca la adecuada administración de los documentos durante todo elciclo de vida y en especial cuando el periodo de gestión ha terminado y deben ser enviados para su conservación en el archivo central; es el tratamiento secuencial, ordenado y lógico que reciben los documentos desde que se termina el proceso al cual dan soporte hasta el instante en que son eliminados o conservados en función de su valor histórico, científico o cultural, como fuente para elconocimiento de la trayectoria de la entidad. En virtud de la reglamentación expedida por el Archivo General de la Nación, las entidades deben establecer un estricto control sobre la producción, organización y utilización de los documentos de los archivos de gestión, ya que éstos serán objeto de transferencia al archivo central o histórico. Por tanto, es indispensable la aplicación de las TRD, a fin delograr que los archivos cumplan su propósito de racionalizar y agilizar la gestión administrativa, establecer responsabilidades sobre el manejo de los documentos, atender las peticiones y solicitudes.
 Beneficios
Con la implementación de las tablas de retención documental se pretende agilizar los procedimientos de producción, trámite y consulta de los documentos, permitir a la administraciónlogros de transparencia, memoria y la toma de decisiones sobre bases ciertas y de manera oportuna.
Beneficios para la administración con la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental:
 Facilitan el manejo de la información.
Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
Posibilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retenciónestipulados en ella.
Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.
Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.
¿Para qué sirven las tablas de retención documental?
Para identificar:
Si las series que componen la tabla de retención documental sontodas las que identifican las funciones;
Si los tipos documentales de cada serie están relacionados en su totalidad;
Si los tiempos de retención estimados para cada serie son los correctos;
Si el procedimiento establecido para conservar el documento es el idóneo.
Importancia de las tablas de retención documental desde el punto de vista archivístico:
Permiten el manejo integral de los documentos;Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de
Archivo total 
Ayudan a controlar la producción y trámite documental;
Identifican y reflejan las funciones institucionales;
Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos; y
Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter puedeneliminarse en el archivo de gestión
La tabla de retención documental
En la cual se han concretado los resultados de los procesos de Valoración 
(Es el establecimiento de la edad y destino de los documentos dentro del ciclo vital, de acuerdo con los valores primarios y secundarios) y selección 
(Que consiste en la conservación parcial o total, o su eliminación)
La tabla de retención documental
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