Tablas de retencion documental

DEFINICION DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Listado de SERIES con sus correspondientes TIPOS DOCUMENTALES, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del CICLO VITAL de losdocumentos

IMPORTANCIA DE LAS TRD
Facilitan el manejo de la información.
Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz yeficiente.
Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.

Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácterpermanente.
Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.
Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos.

PASOS METODOLOGICOS PARA ELABORACION DE T R D1 Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.
2. Análisis De La informacion Recolectada

3. Elaboración y representación de las tablas de retención.

•Elaboración depropuesta de TRD (series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia)
• Acompañadas de Introducción y anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren comprensión yaplicación.


ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN

PASO 1. CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS:

• DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón desus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.

• DOCUMENTOS DE APOYO

PASO 2:Elaboración de Separadores

Elaborar los separadores para cada una de las series y subseries de tal manera que permita visualizar su ubicación y facilite la localización física de la documentación.

PASO 3Clasificación Documental Series y Subseries:

Identifique y agrupe en unidades documentales (asuntos) todos los tipos documentales pertenecientes a la dependencia teniendo en cuenta las series y...