tablas de retencion documental
Páginas: 10 (2396 palabras)
Publicado: 25 de septiembre de 2014
Tablas de Retención de Documentos
Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación ypreservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.
Tablas de Valoración Documental: Producto del análisis y organización de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotación de sus fechas extremas, sus valoración, y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final.
El Acuerdo 039 de 2002 del ArchivoGeneral de la Nación (AGN), contempla que el conjunto de la documentación producida antes de la aprobación y aplicación de la Tablas de Retención Documental (TRD) en los Archivos de Gestión, se denomina, técnicamente, fondo acumulado y será sometido a un proceso de organización. Su resultado será la Tabla de Valoración Documental (TVD).
¿Para qué se requieren y cómo se articulan con la normaISO 9001?
-Para facilitar el manejo de la información.
-Para racionalizar la producción documental.
-Para proporcionar un servicio eficaz y eficiente en la administración de los documentos.
-Para facilitar el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
-Para garantizar la selección y la conservación de los documentos que tienen carácterpermanente.
-Para regular las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.
-Para racionalizar los procesos administrativos.
La articulación con la Norma en la ISO 9001 se encuentra específicamente en los numerales 4.2.3 Control de los documentos y 4.2.4 Control de los registros.
Control de los documentos: Los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad debencontrolarse. Los registros son un tipo especial de documento y deben controlarse de acuerdo con los requisitos citados.
Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para:
a) aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión,
b) revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente,
c) asegurarse de que seidentifican los cambios y el estado de la versión vigente de los documentos,
d) asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso,
e) asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables,
f) asegurarse de que los documentos de origen externo, que la organización determina que sonnecesarios para la planificación y la operación del sistema de gestión de la calidad, se identifican y que se controla su distribución, y
g) prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.
Control de los registros: Los registros establecidos para proporcionar evidencia de la conformidad con losrequisitos así como de la operación eficaz del sistema de gestión de la calidad deben controlarse.
La organización debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, la retención y la disposición de los registros.
Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables yrecuperables.
¿Cómo se configuran las tablas de retención documental (TRD)?
Fase
Alcance
0
Formulación del Programa.
1
Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.
- Recopilar la información legal vigente (leyes, normas, decretos, acuerdos, resoluciones, circulares), a nivel nacional.
- Recopilar la información institucional (creación de la UCC...
Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación ypreservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.
Tablas de Valoración Documental: Producto del análisis y organización de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotación de sus fechas extremas, sus valoración, y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final.
El Acuerdo 039 de 2002 del ArchivoGeneral de la Nación (AGN), contempla que el conjunto de la documentación producida antes de la aprobación y aplicación de la Tablas de Retención Documental (TRD) en los Archivos de Gestión, se denomina, técnicamente, fondo acumulado y será sometido a un proceso de organización. Su resultado será la Tabla de Valoración Documental (TVD).
¿Para qué se requieren y cómo se articulan con la normaISO 9001?
-Para facilitar el manejo de la información.
-Para racionalizar la producción documental.
-Para proporcionar un servicio eficaz y eficiente en la administración de los documentos.
-Para facilitar el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
-Para garantizar la selección y la conservación de los documentos que tienen carácterpermanente.
-Para regular las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.
-Para racionalizar los procesos administrativos.
La articulación con la Norma en la ISO 9001 se encuentra específicamente en los numerales 4.2.3 Control de los documentos y 4.2.4 Control de los registros.
Control de los documentos: Los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad debencontrolarse. Los registros son un tipo especial de documento y deben controlarse de acuerdo con los requisitos citados.
Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para:
a) aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión,
b) revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente,
c) asegurarse de que seidentifican los cambios y el estado de la versión vigente de los documentos,
d) asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso,
e) asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables,
f) asegurarse de que los documentos de origen externo, que la organización determina que sonnecesarios para la planificación y la operación del sistema de gestión de la calidad, se identifican y que se controla su distribución, y
g) prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.
Control de los registros: Los registros establecidos para proporcionar evidencia de la conformidad con losrequisitos así como de la operación eficaz del sistema de gestión de la calidad deben controlarse.
La organización debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, la retención y la disposición de los registros.
Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables yrecuperables.
¿Cómo se configuran las tablas de retención documental (TRD)?
Fase
Alcance
0
Formulación del Programa.
1
Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.
- Recopilar la información legal vigente (leyes, normas, decretos, acuerdos, resoluciones, circulares), a nivel nacional.
- Recopilar la información institucional (creación de la UCC...
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