Tablas De Retención Documental

Páginas: 6 (1442 palabras) Publicado: 11 de abril de 2011
Nombre: ESMERALDA CUSPOCA
Fecha: 19 DE MARZO DE 2011
Actividad: ACTIVIDAD SEMANA 1
Tema: GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

1. Establecer los objetivos que debe perseguir la administración documental

Después de realizar consulta vía internet, pude encontrar los siguientes objetivos de la administración documental:

• La racionalización y normalización de ladocumentación
• El manejo integral de la información
• La evaluación y valoración de los documentos
• La simplificación de trámites
• La normalización de tareas archivísticas
• La modernización administrativa
• La universalización de la información

2. Elaborar un ensayo de máximo 2 hojas sobre el papel del administrador documental en la entidad donde se labora

ELPAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL EN LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO TIERRADENTRO

Por: Esmeralda Cuspoca
Asesora Área Planeación y Calidad ESE Tierradentro

1. INTRODUCCIÓN

En febrero del año 2007, mediante Convenio de Desempeño expedido por el Ministerio de la Protección Social y la Gobernación del Departamento del Cauca, se presentó la propuesta para la creación de la Empresa Social delEstado Tierradentro, la cual estaría conformada por lo que se conoció como Unidad Nivel I Páez y Unidad Nivel I Inzá, para garantizar el acceso a la totalidad de los servicios de salud de baja complejidad a la población de la región, mediante un mejoramiento de los procesos administrativos y asistenciales, la optimización en la contratación del recurso humano, disminución de la cargaadministrativa, utilización racional de la capacidad instalada en infraestructura. El propósito fue generar impacto positivo en los indicadores de salud de la región, generando rentabilidad social paralelo con el equilibrio financiero que le permitiera ser una empresa viable y auto sostenible.

Fue así, como mediante Decreto Departamental No. 265 del 9 de abril de 2007proferido por la Gobernación delCauca, se crea la ESE Tierradentro, con una estructura mínima: Junta Directiva, Gerencia, Coordinación administrativa, Coordinación Puntos de Atención y Órganos de Coordinación y Asesoría.

El personal de planta de la ESE, está conformado por 27 personas de los cuales el
Administrador y cuatro auxiliares administrativos, son los responsables de las actividades de archivo y gestión documental. Sinembargo, después de casi cuatro años de existencia de la empresa, esta no ha encontrado el horizonte que le conduzca a la implementación de las funciones otorgadas en cuanto a la administración documental pero se esta interesando en comprender la importancia que tiene desarrollar un adecuado proceso de gestión documental como estrategia para la toma de decisiones de tipo gerencial.

2.IMPORTANCIA DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL

“La administración documental nace de la necesidad de preservar los documentos, a partir de normas establecidas según las necesidades de cada empresa y de esta manera tener las bases para desechar documentos que guardamos inoficiosa mente” [i](RINCON, 2010).

Partiendo de esta premisa, es el administrador documental quien debe asesorar a la alta direcciónde la institución en la instauración de una política de administración de documentos que conlleve a una implementación de los procesos y procedimientos para la adecuada disposición de los mismos. Dicha implementación, contempla entonces diferentes etapas: recepción, clasificación, organización, preservación, sistematización, custodia y eliminación de documentos.

Esto significa que el papelque cumple el administrador documental, es de suma importancia, pues es él único que tiene el acceso a toda la información de la institución; y como se ha dicho en varios círculos de intelectuales, “el que tiene la información, tiene el conocimiento y quien tiene el conocimiento, tiene el poder”.

3. ENTONCES QUE PASA EN LA ESE TIERRADENTRO?

De acuerdo al Manual de Funciones, es deber del...
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