Tablas

INVENTARIOS CONTABLES























1 Capítulo 10


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I. REgistro de medidas – unidades y pesos 10-3

iI. contabilidad de inventario del almacÉn vs.
contabilidad financiera de los alimentos 10-4

III. PERSONal 10-6

A. Puertos 10-6

B. Almacenes en el país 10-6

IV. cÓmo llevar loslibros de inventario del almacÉn 10-6

A. Documentos de respaldo para los libros 10-7

B. Libro de inventario del almacén 10-7

C. Procedimientos para preparar los libros de inventario
de los almacenes 10-8

D. Período de presentación de informes de inventario del almacén 10-10

E. Registro de transacciones – Formato del libro y ejemplos 10-10
1. Transacciones en elpuerto 10-11
2. Transacciones en un almacén del interior del país 10-14

V. PrePARaciÓn de las tarjetas de control de pilas 10-17

VI. documentos a archivar 10-19

VII. inventarios fÍsicos 10-19

VIII. informes 10-19

A. Informes de Estado de los Alimentos (CSR) 10-19
1. Conversión en efectivo por venta 10-20
2. Instrucciones para la preparación 10-21
a.Consolidación de los CSR 10-22
b. Ejemplos de CSR 10-22

B. Informe trimestral consolidado sobre recursos de alimentos 10-26

C. Períodos de informes 10-27

D. Registro y presentación 10-27

E. Otros informes 10-27





La contabilidad de inventarios de los almacenes se aplica a los alimentos guardados en almacenes del puerto, de CARE, de la contraparte, o contratados, y atodos los movimientos de alimentos hacia y desde estos almacenes. Este capítulo abarca desde el momento en que los transportistas marítimos entregan la custodia y el control de los alimentos a CARE en los puertos hasta el recibo de dichos alimentos en un sitio de distribución.

I. REGISTRO DE MEDIDAS - UNIDADES Y PESOS

EL MEJOR SISTEMA DE CONTABILIDAD DE ALMACENES UTILIZA UN NÚMERO MÍNIMO DEDOCUMENTOS PARA LLEVAR CUENTA DE LOS ALIMENTOS, AL TIEMPO QUE PROVEE INFORMACIÓN ÚTIL PARA LA ADMINISTRACIÓN Y EL PERSONAL. CARE UTILIZA UN SISTEMA DE INVENTARIO PERPETUO EN EL CUAL SE LLEVA UN REGISTRO CONTINUO DE LA CANTIDAD DE ALIMENTOS EN UNIDADES O FRACCIONES DE UNIDADES. EL PESO DE CADA UNIDAD ES CONOCIDO, Y PUEDE UTILIZARSE PARA CALCULAR EL PESO TOTAL. POR EJEMPLO, SI HAY DIEZ SACOS Y MEDIODE TRIGO EN UN ALMACÉN, Y CADA SACO PESA 50 KG, HAY UN TOTAL DE 525 KG DE TRIGO.

Debido a las diferencias entre los equipos disponibles para pesar con exactitud el inventario de alimentos, este manual hace hincapié en el conteo de sacos y contenedores de alimentos en unidades enteras. Se supone que el peso unitario indicado en el Conocimiento de Embarque original es exacto con un margen de errorde 2%. Por ejemplo, una bolsa de 50 kg puede pesar 49, 50, o 51 kg, y considerarse aún una unidad entera.

Sin embargo, cuando se sospecha que los sacos o contenedores tienen una deficiencia o un exceso de peso fuera del margen de tolerancia de un 2%, el personal del puerto o del almacén de CARE, los agentes aduaneros, o el personal de la contraparte deberán pesar los sacos y contenedores. Paramayor información sobre el peso, véase Puerto Se deben volver a poner los alimentos en sacos para asegurar el peso correcto, y presentar un Informe de Pérdidas y Reajustes si es necesario.

Mientras que normalmente los libros contables muestran las unidades totales, en algunos casos unos pocos sacos y contenedores de alimentos sólo están parcialmente llenos. En esos casos, se debe registrar elpeso del saco o contenedor parcialmente lleno. Por ejemplo, si el peso indicado en el Conocimiento de Embarque es de 50 kg por saco, pero hay 1 y 1/2 sacos después del reembalaje, se debe registrar 1 saco y 25 kg en el libro contable. Véase Recibo y despacho de los alimentos y el libro de inventario del almacén mostrado más adelante, el cual tiene columnas para las unidades y los kilogramos....